Firmanızın Yeni Dijital Çalışanı: RPA (Robotic Process Automation)

Rekabet koşullarının zorlaştığı günümüz şartlarında şirketlerin ayakta kalmaları gittikçe zorlaşıyor. Bir yandan sertleşen rekabet, diğer yandan da artan maliyetler ve düşen verimlilik firmalar için içinden çıkılması güç bir durum oluşturuyor. Bu durumdan kurtulmanın en etkin yolu bir an önce dijital dönüşümü başlatarak maliyetlerinizi azaltırken aynı zamanda şirketinizin verimliliğini arttırmak.
Dijital dönüşümün verimlilik ile bağını kurmakta zorlandıysanız, bu dönüşümün birçok aşamasından bir tanesi olan Robotik Süreç Otomasyonu’nun (RPA) sizlere neler kazandıracağını inceleyelim isterseniz.

RPA ile dijital dönüşümünüze başlayın veya dijital dönüşümünüzü devam ettirin!

Öncelikle Robotik Süreç Otomasyonu’nun ne olduğu veya ne olmadığı ile başlayalım. RPA, normal iş akışlarımızda, çalışanlar tarafından gerçekleştirilen, fazlasıyla yinelemeye dayalı, zor kararların verilmesine gerek olmayan rutin görevlerin, otomatikleştirilmesi için yazılım robotlarının kullanılmasıdır. RPA kullanıcı arayüzünü ve web tabanlı uygulamaları kullanarak kurguladığınız işlemleri gerçekleştirebilir ve bilgisayar ortamında elle yapılan büyük hacimli iş süreçlerin (veri girişi, veri okuması, web sitesinden verilerin alınması, dokümanların karşılaştırılması, belirlenen koşullarda bilgilendirmelerin yapılması, vs…) otomatik hale getirilmesine olanak sağlar.

RPA fiziksel bir makina veya robot değildir.

RPA hastalanmaz, yorulmaz, yemek yemez, arka arkaya farklı konularda çalışabilir, odaklanma sorunu yaşamaz…

RPA için şirketinizin 7/24 çalışan dijital personeli diyebiliriz. RPA normal bir çalışanın yaptığı gibi bir işlemin çıktısını alıp başka bir sürece girdi olarak aktarıp, bu işlemler sonucunda yöneticisine raporlayabilir ve bu işlemleri çok kısa bir sürede sıfır hata ile tamamlar.

Peki, RPA Hangi Süreçlerde Kullanılabilir?

RPA’i kurumunuzdaki belli süreçlerde kullanabilirsiniz. RPA kullanabilmek için mevcut sürecin öngörülebilir, süreklilik gösteren ve belli kurallar çerçevesinde gerçekleşmesi gerekmektedir. Çalışanlarınız tarafından 10-11 dakikada yapılan, çalışanın katma değer katmadığı, yorumlaması gerekmeyen bir bakıma kopyala yapıştır işlemlerinizi RPA ile 1 dakikadan kısa bir sürede gerçekleştirip, şirketinizin verimliliğini ve çevikliğini arttırabilirsiniz, hata yapma ihtimalini ortadan kaldırabilirsiniz. Bimser olarak gerçekleştirdiğimiz eBA – Kofax RPA proje entegrasyonu ile müşterimize verimlilik artışı ve çeviklik kazandırdık. Bir müşterimiz eBA’da tuttuğu CRM bilgilerini belirli web sitelerindeki firma listeleri ile karşılaştırarak ilave olan yeni firma listelerini manuel olarak ekliyordu. Bu süreçte 2 personel her hafta 2 saatin üzerinde zaman harcadığı için şirkete ciddi bir zaman kaybı ve maliyet oluşturuyordu. Bimser olarak eBA – RPA entegrasyonu ile manuel olarak 2 saatin üzerinde yapılan bu işlemi RPA ile 10 dakikadan az bir zaman diliminde otomatik olarak gerçekleştirilebilmesini sağladık.

Doküman yönetimi sistemlerinin verimini arttıran en önemli unsurlarından birtanesi dokümanların metadatalarının doldurulmasıdır. Bu işlemi yapmak sıkıcı olduğu kadar, yapıldığı zaman da doküman yönetiminden alınan verimi arttırmanın en önemli adımıdır. RPA bu konuda da rahatlıkla konumlandırılıp dokümanlarınıza erişiminizi hızlandıracaktır.
Robotik Proses Otomasyonunun başka hangi süreçlerde kullanılabileceğine bakmak için aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz:

RPA Kullanarak Firmanız Nasıl Faydalar Elde Edebilir?

Çalışanlarınızın mevcut durumda entegrasyon altyapısı bulunmayan sistemler ile vakit harcadığı rutin, sürekli tekrar eden katma değersiz işlemleri RPA ile yaparak çalışanlarınızın motivasyonunu ve verimliliğini yükseltebilirsiniz.

RPA aldığınız zaman ona maaş ödemezsiniz normal bir çalışana aldığınız gibi kişisel bir bilgisayar veya masa vermezsiniz ama RPA normal bir çalışan gibi işlemler yapıp size raporlayabilir.

RPA’ler 24 saat çalışabilirler. Finans ile ilgili yaptıkları bir işi bitirdikten sonra satın alma ile ilgili bir işi yapmakta zorlanmazlar. Siz evde dinlenirken veya yaparken sıkıldığınız görevleri sizin yerinize yapıp size hazırladıkları raporu gönderebilirler. Sizin yapmanız gereken tek şey raporu inceleyip bir sonraki gününüzü planlamak olacaktır.

Bunların avantajı, süreçlerinizdeki tıkanmaların önüne geçip, daha çevik bir şirket yapısına kavuşmanız olacaktır.

RPA normal bir çalışana göre sadece hızlı bir şekilde işlemleri tamamlamaz aynı zamanda işlemleri sıfır hata ile tamamlar. Böylelikle insan kaynaklı firmanızda oluşan hataların önüne geçmiş olursunuz.

RPA’i firmanıza entegre etmek için ek geliştirme veya ek uygulama gerekmez. Hızlıca firmanıza uygulanabilir. Böylelikle kısa sürede kullanmaya başlayabilirsiniz.

Peki, RPA seçerken nelere dikkat edilmeli?

Firmaların, bu çözümden yüksek verim elde edebilmeleri için, RPA süreçlerinin doğru kurgulanması gerekiyor. Aksi takdirde belli bir süre sonra RPA atıl kalabiliyor. Bu yüzden RPA süreçlerinin tasarlanmasında danışmanlık alınan firmanın yetkinliği kritik bir öneme sahip.

Ayrıca No Code/Low Code mantığının her geçen gün önem kazandığı günümüzde, süreç tasarımlarının basit bir şekilde yapılabilmesi gerekiyor. Bununla birlikte RPA çözümünün, sunucu bazlı olması kurumsal yapıya uygunluk açısından bir çok firma tarafından tercih ediliyor.

Uzmanlar, firmaların RPA tedarikçilerini seçerken, çözümlerin;

  • Otomasyon geliştirme kolaylığı,
  • Entegrasyon özellikleri,
  • Kullanılan kontrol panelinin yetkinlikleri,
  • Komut kütüphanesinin zenginliği,
  • Değişiklik etkilerinin belirlenmesi

gibi farklı yönlerden değerlendirmelerini tavsiye ediyor.

Dijital dönüşümüne başlamak için yarını beklemeyin, Bimser olarak dijital dönüşümdeki yol arkadaşınız olmaya hazırız. Bimser Synergy CSP’nin RPA desteği ile, bırakın robotlar sizin için çalışsın.