Bimser AION ile IDP: Dokümandan İş Sürecine Akıllı Bilgi Akışı

Kurumsal işletmelerde her gün çok sayıda fatura, sipariş formu, sözleşme, e-posta ve teknik doküman farklı kanallardan sisteme akar. Geleneksel iş akışlarında bu belgelerin manuel taranması, içeriklerinin kontrol edilmesi, verilerin kurumsal kaynak planlama veya müşteri ilişkileri yönetimi sistemlerine aktarılması gerekir. Oysa işi ilerleten unsur dokümanın kendisi değil, içindeki bilginin doğru kişiye doğru zamanda ulaşmasıdır. Intelligent Document Processing (IDP) bu noktada devreye girer.

Bu yazıda IDP kavramını, OCR’dan farkını ve Bimser Synergy’le AION birlikteliğinin dokümandan elde edilen bilgiyi iş akışına nasıl dönüştürdüğünü ele alıyoruz.

Intelligent Document Processing (IDP) Nedir?

IDP; dokümanlardan anlamlı verileri çıkaran, bu verileri doğrulayan ve iş süreçlerine aktaran teknolojidir. Yapay zekâ, makine öğrenimi ve doğal dil işleme tekniklerini kullanarak yapılandırılmamış veya yarı yapılandırılmış belgelerden veri üretir. Böylece doküman içeriğini operasyonel süreçlerde kullanılabilir bilgiye dönüştürür.

IDP süreci birbirini izleyen şu aşamalardan oluşur:

• Dokümanı okuma,
• Sınıflandırma,
• Yapılandırılmış veri çıkarma,
• Veriyi iş kurallarına göre doğrulama,
• Sonuçları diğer sistemlere yönlendirme.

IDP çözümleri farklı formatta veya düzende hazırlanan içeriklere uyum sağlayabilir. Bu durum kurumsal dokümanların yönetiminde ciddi bir avantaj sunar. Örneğin bir kurumda fiyat teklifleri e-posta yoluyla iletilebilir, sözleşmeler PDF olarak hazırlanabilir veya formlar taranmış görüntüler hâlinde sisteme ulaşabilir. Aynı türdeki belgelerde bile bilgilerin yerleşimi değişebilir. Bütün bu dokümanların manuel incelenmesi hem mesai gerektirir hem hata yapma ihtimalini artırır.

Kurumların IDP’ye yönelmesinin temel nedenleri şunlardır:

• Manuel Veri Girişi Yükünü Azaltmak: IDP sayesinde çalışanlar verileri düzenlemek yerine katma değerli analiz ve değerlendirme işlerine yönelir.
• Hata Oranını Düşürmek: Elle yapılan veri aktarımlarında yaşanan yanlış yazım ya da tutarsız giriş gibi hatalar ciddi oranda azalır.
• İş Süreçlerini Hızlandırmak: Manuel veri kontrolü nedeniyle uzun zaman alan onay, sipariş karşılama ya da fatura işleme süreçlerini hızlandırarak müşteri memnuniyetinin artırılmasına katkıda bulunulur.
• Yapılandırılmamış Veriyi Kullanılabilir Hâle Getirmek: Arşivde kalan veya sistemlerin okuyamadığı dokümanlar yapılandırılmış dijital veriye dönüştürülerek kurum genelinde işlenebilir kılınır.

OCR ile IDP Arasındaki Farklar

OCR (Optical Character Recognition) bir görüntüdeki yazıyı makinenin okuyabileceği metne çeviren teknolojidir. Bu yazılımlar dokümanı piksel düzeyinde tarayıp karaktere dönüştürebilse de metnin mantıksal değerlendirmesini yapamaz. IDP çözümleriyse metni anlamlandırabilir.

Örneğin OCR taranmış bir belgedeki “₺15.000” ifadesini okuyup sisteme aktarabilir. Ancak bu bilginin bir fatura tutarı mı kredi limiti mi yoksa bir ceza bedeli mi olduğunu ayırt edemez. IDP belgenin türünü sınıflandırıp metnin bağlamını analiz ederek ilgili tutarın anlamını kavrar. Çıkardığı veriyi yapılandırır ve sonraki sürece taşır.

İki kavramın farklarını aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz.

Kurumsal Yapay Zekâ ve Orkestrasyon Platformu Bimser AION

IDP çözümlerinin yapılandırdığı verilerin değeri iş akışında kullanılabildiğinde ve ilgili aksiyona dönüştürülebildiğinde ortaya çıkar. Bimser AION platformu bu ihtiyaca cevap verir.

AION; yapay zekâyı, iş süreçlerini ve uygulamaları birbirine bağlayan bir iş orkestrasyon platformudur. Bimser çözümlerinden dış uygulama ve servislere kadar kurumların hâlihazırda kullandığı sistemleri bağlantılı bir yapay zekâ ekosisteminde bir araya getirir.

Uygulamalar arasında aksiyonları orkestre eder, karmaşık iş akışlarının otomasyonunu destekler ve kurum genelinde etkileşimler oluşturulmasını sağlar. Bimser’in kurumsal iş süreçlerindeki 28 yıllık deneyimine dayanan AION platformu yapay zekâyı gerçek operasyonlara taşırken veri egemenliğini, şeffaflığı ve hesap verebilirliği merkeze alır.

Doküman odaklı süreçlerde AION’un katkısı; doküman içeriğini değerlendirme, süreçlere karar desteği sağlama ve uygulamalar arasındaki aksiyonları orkestre etme başlıklarında ele alınabilir.

• Doküman Zekâsı: Farklı formatlardaki belgeleri anlar, türlerine göre sınıflandırır, veriyi çıkarır ve bilgiyi doğrular.
• Süreç Zekâsı: Form ve doküman içeriklerini değerlendirerek iş akışlarında karar desteği sağlar. Elde ettiği veriyi iş kurallarıyla sınar.
• Yapay Zekâ Orkestrasyonu: Yapay zekâ modellerini, Bimser çözümlerini ve kurumun kullandığı diğer tüm sistemleri ortak bir iş akışında birlikte çalıştırır.

AION’un öne çıkan yeteneklerini şöyle sıralayabiliriz:

Dokümanı Sınıflandırma

Sisteme gelen belgenin türünü belirler. Sözleşme, fatura, kimlik, e-fatura ve banka ekstresi gibi farklı belgeleri tanıyarak dokümanı doğru sınıfa dâhil eder. Böylece sonraki işlem adımlarını belgenin cinsine göre şekillendirir.

Verileri Çıkarma

Değişik türdeki dokümanlardan veri çıkarabilir. Bu kapsamda müşteri adı, ürün kodu, miktar, birim fiyat, teslim tarihi veya sözleşmedeki belirli maddeler gibi süreç açısından önemli alanları tespit edebilir. Çıkardığı verileri yapılandırılmış formata çevirebilir.

Şablon ve Format Uygunluğunu Değerlendirme

Gelen belgelerin kurumun belirlediği standart formatlara uygunluğunu denetler. Belgelerdeki zorunlu alanların varlığını, beklenen bilgilerin mevcut olup olmadığını ya da belirlenen kurallara göre ek inceleme gerekip gerekmediğini değerlendirir. Örneğin bir faturadaki tarih kısmı boşsa veya sözleşmede imza eksikse tespit ederek sorumlu kişiye yönlendirebilir.

Hassas Verileri Maskeleme

Belgelerdeki kişisel ve hassas verileri tespit ederek maskeler. Böylece T.C. kimlik numarası, kredi kartı bilgileri veya imza gibi kritik alanları gizleyebilir. Bu sayede dokümanın kurum içinde güvenle dolaşmasını sağlar.

Sonucu Sürece Yönlendirme

Kontrol gerektiren durumlarda dokümanı veya çıkarılan bilgiyi ilgili kullanıcıya, ekibe ya da insan onayına yönlendirir. Belgelerin içeriklerini değerlendirerek iş akışlarında karar desteği sağlar.

Sorumlu, Güvenli ve Denetlenebilir Yapay Zekâ

Doküman işleme süreçlerinde veri güvenliği hayati önemdedir. AION, sorumlu yapay zekâ ilkeleri (responsible AI) doğrultusunda şeffaf ve hesap verebilir bir mimari sunar.

• Yetki Bazlı Erişim: Kullanıcılar yalnızca erişim yetkisine sahip oldukları dokümanların verilerini görebilir.
• İzlenebilirlik: Yapay zekânın yaptığı aksiyonlar işlem kayıtlarıyla izlenebilir.
• Güven Skoru: AION çıkardığı veriye bir güven skoru atar. Bu skor kesin bir doğruluk garantisi olmayıp kontrol ve yönlendirme mekanizması olarak çalışır. Skor eşik değerin altındaysa süreç insan kontrolüne devredilir.
• Veri Egemenliği: Platform kurum içi sunucularda (on-premise) ve internete kapalı (air-gapped) ortamlarda çalışacak şekilde yapılandırılabilir. Uygun yerel model mimarisiyle ve kurum içi kurulumla veriler dışarı çıkmadan işlenebilir.

Synergy ve AION Birlikteliği: Dokümandan Aksiyona

İş akışı ve süreç yönetim çözümü Bimser Synergy ve AION entegrasyonu, işletmelerin dokümandan çıkardıkları bilgiyi iş akışlarına dâhil etmesini kolaylaştırır. Synergy ve AION birlikteliğiyle çıkarılan veriler formlara, iş kurallarına ve onay adımlarına bağlanır. Bilgi, doküman okunduktan sonra da süreçte çalışmaya devam eder.

Dokümandan elde edilen verinin iş değerine dönüşmesi kurumun hâlihazırda kullandığı SAP gibi ERP çözümleri ve CRM sistemleri gibi sistemlerle kurulan bağ üzerinden sağlanır. Yapılandırılan API bağlantılarıyla ve MCP gibi entegrasyon yaklaşımlarıyla diğer sistemlerle bağlantı kurulabilir. Bu sayede AION dokümanın içeriğini analiz edip veriyi doğruladıktan sonra elde ettiği bilgiyi aktarabilir.

Çıkarılan veriler ERP sistemindeki stok, cari kart veya fiyat listeleriyle karşılaştırılabilir. Yapılandırılan iş kuralları doğrultusunda doğrulanan veri, hedef sisteme yazılır. Ayrıca kontrol gerektiren durumlarsa Bimser Synergy üzerinde ilgili onay merciine iletilir.

Bu entegre yapı sayesinde otomatik işlemlerle insan değerlendirmesi gereken durumlar aynı iş akışı içinde yönetilebilir. Örneğin çıkarılan sipariş bilgileri mevcut kayıtlarla uyuşmadığında süreç tamamlanmak yerine ek kontrol için ekibe gönderilir. Bilgiler doğrulandığındaysa belirlenen iş kurallarına uygun şekilde sonraki adıma geçilir. Böylece akıllı doküman işleme aşaması karar, onay ve uygulama süreçlerinin bir parçası hâline gelir.

Bu entegrasyon senaryosunda çözümlerin üstlendiği roller aşağıdaki gibidir:

Örnek Kullanım Senaryoları

AION ve Synergy’nin yetkinlikleri sahadaki günlük iş adımlarına bağlandığında anlam kazanır. Bu bölümde departmanların günlük operasyonlarında karşılaştığı karmaşık senaryoların Synergy ve AION entegrasyonuyla uçtan uca nasıl yönetilebileceğini gösteren örnek akışları ele alıyoruz.

Senaryo 1: Sipariş Alımı ve Karşılanması

Bir işletmede sipariş formları ve e-posta ekleri çoğu zaman farklı formatlarda gelir. Bu senaryoda süreç şu adımlarla ilerler:

• Müşteriden gelen sipariş dokümanı Synergy tarafından ilgili sürece alınır.
• AION müşteri bilgisi, ürün kodu, miktarı, birim fiyatı ve teslim tarihi gibi alanları çıkarır.
• Eksik alanlar ve tutarsız bilgiler kontrol edilir. Kurulan entegrasyonla ERP’deki kayıtlarla karşılaştırma yapılabilir.
• Kontrol gerektiren durumlar Synergy üzerinden satış temsilcisinin onayına yönlendirilir.
• Onaylanan sipariş verisi ERP sistemine aktarılarak sipariş adımları otomatik başlatılır.

Örneğin ürün kodu ERP’deki kayıtla eşleşmiyorsa ya da teslim tarihi alanı boşsa sipariş otomatik akıştan ayrılır ve ilgili satış operasyonu çalışanının görev listesine düşer. Müşteriye geri dönülmesi gerekiyorsa bu da aynı iş akışının bir adımı olarak tanımlanabilir.

AION ve Synergy’nin birlikte kullanıldığı bu akış, manuel veri girişini azaltırken sipariş bilgilerinin daha düzenli işlenmesine ve siparişlerin doğru şekilde karşılanmasına katkı sağlar.

Senaryo 2: Sözleşme İnceleme ve Onay Süreçleri

Satın alma öncesinde hazırlanan tedarikçi sözleşmelerinin incelenmesi karmaşık bir süreçtir. Hem satın alma hem hukuk departmanlarını ilgilendiren sözleşmelerin değerlendirilmesi uzun zaman alabilir.

AION ve Synergy birlikteliği böyle bir senaryoda şu şekilde işler:

• Yeni gelen sözleşme metni AION’a iletilir. AION belgeyi kurumun standart sözleşme şablonuyla karşılaştırır.
• Sözleşmede bulunması gereken zorunlu maddelerin varlığı denetlenir, ceza koşulları ve ödeme vadeleri analiz edilir.
• Tespit edilen riskli maddeler işaretlenir.
• Elde edilen analiz raporu ve sözleşme özeti Synergy üzerinden hukuk müşavirinin ve satın alma müdürünün onay ekranına taşınır.
• Yetkililer kararlarını yapay zekânın sunduğu veri desteğiyle alır.

Bu akışta AION kontrol ve karar desteği sağlar. Riskli maddeler hakkındaki onayıysa yetkili kişiler verir. Sözleşme kişisel veya hassas veri içeriyorsa AION bu alanları tespit edip maskeleyebilir, böylece belge diğer departmanlara kontrollü biçimde sunulur. Hukuk ve satın alma ekipleri sözleşmeyi satır satır taramak yerine işaretlenen noktalara odaklanabilir. Ayrıca tüm adımlar Synergy’de kayıt altında olduğundan sözleşmenin kimde ve hangi aşamada olduğu izlenebilir.

Doküman İşleme Süreçlerinizi Bimser AION ve Synergy ile Dönüştürün

Dokümanlardan elde ettiğiniz bilgileri Bimser olarak sunduğumuz çözümlerle iş süreçlerinizde aksiyona dönüştürebilirsiniz. AION platformu, dokümanlarınızdaki bilgileri anlamlandırır, ihtiyaç duyulan formatta çıkarır ve doğrular. Bunun yanında kullandığınız yazılımları ve yapay zekâ modellerini kurumsal sisteminizle tek akışta birleştirir. Synergy işinizi uçtan uca yürütmenizi sağlar. Böylece her adımı takip edebilir, süreçleri şeffaf şekilde izleyebilirsiniz. 28 yıllık kurumsal süreç hafızamızı kullanarak tasarladığımız çözümleri keşfetmek için şimdi demo talebinde bulunabilirsiniz.