KEP, UETS, e-İmza ve e-Yazışma Birlikte Nasıl Çalışır?
Kurumların elektronik ortamda yürüttüğü resmî yazışma süreçleri belgenin hazırlanmasından imzalanmasına, gönderilmesinden teslim ve tebligat aşamalarına kadar farklı adımlardan oluşur. Bu süreçlerde KEP, UETS, e-İmza ve e-Yazışma gibi farklı sistem ve uygulamalar kullanılır. Her biri belge yaşam döngüsünün farklı bir aşamasında görev üstlendiği için bu yapıların nasıl konumlandığını bilmek elektronik resmî yazışma süreçlerinin doğru anlaşılmasını kolaylaştırır.
Belgenin kim tarafından imzalandığı, hangi teknik yapı içinde hazırlandığı, hangi kanaldan gönderildiği ve kurum içinde nasıl takip edildiği de bu sürecin parçalarıdır. Bu noktada KEP, UETS, e-İmza ve e-Yazışma’nın görevlerini birbirinden ayırmak ve aralarındaki ilişkiyi doğru kurmak elektronik belge süreçlerinin bütününü değerlendirmek açısından önemlidir.
DETSİS, UETS, KEP, EYP ve e-imza nedir gibi soruların yanıtlarını yazımızda bulabilirsiniz.
e-İmza, EYP, KEP, UETS ve DETSİS Nedir?
Elektronik resmî yazışma süreçlerinde e-İmza, EYP, KEP ve UETS önemli bir rol oynar. e-İmza, elektronik ortamda bir verinin imza sahibini belirlemek ve imzalanan verinin bütünlüğünü doğrulamak amacıyla kullanılan elektronik imzadır. Güvenli elektronik imzanın hukuki ve teknik çerçevesi 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile belirlenmiştir.
EYP (Elektronik Yazışma Paketi) kurumlar arası resmî yazışmalarda kullanılan ve resmî yazının üst yazı, ekler ve diğer bileşenlerini belirli kurallar çerçevesinde tek bir elektronik paket içerisinde bir araya getiren elektronik paket formatıdır.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), elektronik iletilerin gönderimi ve teslimi gibi işlemlere ilişkin delil sağlayan yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta altyapısıdır.
UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) ise elektronik tebligat işlemlerinin yürütülmesi için kullanılan ulusal sistemdir. KEP’ten farklı olarak temel işlevi elektronik tebligatların gönderilmesi ve alınmasıdır.
DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) ise kamu kurumlarının merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı altyapıdır. Bu yapı resmî yazışmalarda kurum ve birim bilgilerinin doğru şekilde kullanılmasını destekler.
Resmî Belgenin Giden Evrak Süreci Nasıl İlerler?
Resmî bir belgenin elektronik ortamda gönderilmesi, belgenin hazırlanmasıyla başlayan ve gönderim aşamasına kadar ilerleyen birbirine bağlı adımlardan oluşur. Belge hazırlandıktan sonra ilgili kişilerin paraf ve onayına sunulur.
Yetkili kişi tarafından e-İmza ile imzalanan belge ve ekleri kurumlar arası resmî yazışmalarda kullanılmak üzere e-Yazışma Paketi yapısında bir araya getirilir. EYP, resmî yazıya ilişkin bilgi ve bileşenleri belirli kurallar doğrultusunda bir elektronik dosya hâlinde yapılandırır. Bu aşamada belgenin içeriği, ekleri ve ilgili üst veri bilgileri EYP yapısı içinde birlikte değerlendirilerek gönderime hazır hâle getirilir.
Gönderim aşamasında kullanılacak kanal, belgenin niteliğine ve yürütülen sürece göre belirlenir. Böylece imza, paketleme ve elektronik iletim aşamaları birbirinden ayrılarak yönetilebilir. Hazırlanan paket belgenin gönderileceği kuruma ve kullanılacak elektronik iletişim kanalına göre iletilir.
Süreç boyunca e-İmza’nın belgenin imzalanması, EYP’nin resmî yazının teknik paket yapısının oluşturulması, gönderim kanalınınsa belgenin alıcı kuruma ulaştırılması aşamasında farklı işlevler üstlenmesiyle evrak süreci tamamlanır.
Gelen Belgeler KEP ve UETS Üzerinden Nasıl Yönetilir?
Kurumlara elektronik ortamda ulaşan belgeler, kullanılan iletişim kanalına göre KEP veya UETS üzerinden alınabilir. Gelen evrakın ilgili sisteme aktarılmasının ardından belge, kurum içindeki görev ve yetkilere göre ilgili birim ya da kullanıcıya yönlendirilerek gerekli iş akışı başlatılabilir.
Bu aşamada belgenin kayda alınması, ilgili kişilere yönlendirilmesi ve gerekli işlemlerin tamamlanması kadar yanıt sürecinin de takip edilmesi önemlidir. KEP üzerinden alınan iletilerle UETS üzerinden alınan elektronik tebligatlar aynı işlevi taşımadığından her iki kanalın kurum içindeki süreçlere doğru şekilde aktarılması gerekir.
KEP ve UETS Arasındaki Fark Nedir?
Her ikisi de elektronik ortamda güvenli iletişim sağlasa da farklı amaçlarla kullanılan sistemlerdir. KEP ve UETS farkı da tam olarak kullanım amaçlarında ortaya çıkar.
KEP, elektronik iletilerin gönderilmesi ve teslimine ilişkin delil hizmetleri sunan kayıtlı elektronik posta altyapısıdır. Gönderici, alıcı, gönderim ve teslim gibi işlemlere ilişkin kayıtların oluşturulması için kullanılır.
UETS ise elektronik tebligat işlemlerini yürütmek amacıyla PTT tarafından işletilen sistemdir. UETS üzerinden KEP veya normal e-posta iletisi gönderilmez, sistemin temel işlevi elektronik tebligatların gönderilmesi ve alınmasıdır. Bu nedenle KEP ve UETS’nin elektronik belge süreçlerinde farklı ihtiyaçlara karşılık gelen iki ayrı sistem olarak değerlendirilmesi gerekir.
eBA Plus EBYS Bu Süreçleri Nasıl Tek Platformda Birleştirir?
eBA Plus EBYS, elektronik belgelerin oluşturulması, paraf ve onay süreçleri, e-İmza ile imzalanması, arşivlenmesi ve ilgili kullanıcılara yönlendirilmesi gibi işlemleri tek platform üzerinden yönetir. Bu kapsamda EBYS entegrasyonları, belge yönetim sisteminin KEP, UETS ve e-Yazışma gibi dış sistemlerle veri alışverişi yapmasına ve bu kanallardan yürütülen işlemlerin kurum içi iş akışlarına aktarılmasına olanak tanır.
EBYS entegrasyonları, farklı kanallar üzerinden yürütülen işlemlerin kurum içindeki belge ve iş akışlarıyla ilişkilendirilmesini mümkün kılar. Böylece kullanıcıların farklı uygulamalar arasında geçiş yapma ve aynı bilgileri yeniden girme ihtiyacı azaltılabilir.
Yapı sayesinde gelen ve giden belgeler kurum içindeki iş akışlarıyla birlikte yönetilebilir. Belgelerin farklı uygulamalar arasında manuel olarak aktarılması yerine belge yönetimi, iş akışı ve ilgili entegrasyonların aynı platformda bir araya getirilmesi; veri girişinin tekrarlanması ve belgelerin yanlış birime yönlendirilmesi gibi operasyonel risklerin azaltılmasına yardımcı olur.
eBA Plus’ı ücretsiz denemek için hemen demo talep edebilirsiniz.
