Onay Süreçlerindeki Görünmeyen Gecikmeler: İş Akışı Otomasyonu ile Süreçler Nasıl Hızlandırılır?
Kurumlarda satın alma, masraf, izin, avans veya teknik destek gibi süreçler farklı kişilerin ve birimlerin onayından geçerek tamamlanır. Bu süreçlerin e-posta, Excel dosyaları, basılı formlar veya sözlü iletişimle yürütülmesi onayların gecikmesine veya süreç takibinin zorlaşmasına neden olabilir.
Onay süreçlerindeki gecikmelerin nedenleri arasında eksik bilgiyle başlatılan talepler, yanlış kişiye yönlendirilen onaylar, belirsiz görev dağılımları, tekrarlanan veri girişleri ve sürecin hangi aşamada olduğunun görülememesi yer alabilir. İş akışı otomasyonu, bu süreçlerin tanımlı kurallar doğrultusunda standartlaştırılmasına, izlenebilir hâle getirilmesine ve kurumsal ölçekte daha etkin yönetilmesine yardımcı olur.
Manuel Onay Süreçleri Neden Gecikir?
Manuel yürütülen iş akışlarında onay adımları çoğu zaman birbirine bağlı ilerler. Bir aşamanın tamamlanması sonraki işlemin başlaması için gerekli olduğundan herhangi bir noktadaki bekleme veya bilgi eksikliği sürecin tamamlanma süresini uzatabilir.
Bu nedenle gecikmeleri yalnızca tek bir onay adımı üzerinden değil, iş akışının tamamını dikkate alarak değerlendirmek gerekir. Darboğaz oluşturan adımların belirlenmesi, bekleme sürelerinin ölçülmesi ve süreçler arasındaki devirlerin azaltılması, iş akışlarının iyileştirilmesinde temel uygulamalar arasında yer alır.
Bir İş Akışını Dijitalleştirmeden Önce Nasıl Analiz Etmek Gerekir?
Süreçte yer alan adımlar, görev ve sorumluluklar, karar noktaları, kullanılan dokümanlar ve farklı sistemler arasındaki veri akışı belirlenmeden yapılan dijitalleştirme çalışmaları mevcut sorunların elektronik ortama da taşınmasına neden olabilir.
Bu noktada süreç analizi yaparken hangi adımların değer ürettiğini, hangi işlemlerin tekrar ettiğini, onayların hangi koşullarda ilerlediğini ve sürecin hangi noktalarında beklemelerin oluştuğunu değerlendirmek faydalı olur. Böylece elde edilen bulgular doğrultusunda süreç yeniden tasarlanabilir ve standart iş akışları oluşturularak otomasyona uygun bir yapı kurulabilir.
Formlar, Roller ve Karar Kuralları Nasıl Tanımlanır?
İş akışı tasarlanırken sürecin ihtiyaç duyduğu verileri toplayacak dijital formlar oluşturulur. Bu formlarda kullanılacak talep türü, tutar, departman veya açıklama gibi alanlar sürecin gereksinimlerine göre tanımlanır ve zorunlu ya da isteğe bağlı alanlar belirlenir. Böylece her talebin standart ve eksiksiz bilgilerle başlatılması sağlanır.
Ardından süreçte görev alacak kullanıcılar, birimler veya kullanıcı grupları roller üzerinden tanımlanır. Son aşamadaysa karar kuralları oluşturularak belirli koşullar gerçekleştiğinde iş akışının nasıl ilerleyeceği belirlenir. Örneğin belirli bir tutarın üzerindeki satın alma taleplerinin ek bir yönetici onayına yönlendirilmesi veya farklı departmanlardan gelen talepler için ayrı onay adımlarının çalıştırılması bu kurallar aracılığıyla tanımlanabilir.
Onay, Eskalasyon ve SLA Takibi Ne Sağlar?
Onay mekanizmaları taleplerin tanımlanan iş kurallarına uygun şekilde ilgili kişilere veya birimlere yönlendirilmesine yarar. Eskalasyon mekanizmaları da belirlenen süre içinde tamamlanmayan onay adımları için bildirim gönderilmesi, sürecin tanımlanan üst yetkiliye aktarılması veya farklı bir yetkiliye yönlendirilmesi gibi tanımlı aksiyonların otomatik olarak uygulanmasına olanak tanır.
SLA (Hizmet Seviyesi Anlaşması) takibiyse her adımın ve sürecin tamamının hedef süreler içinde tamamlanıp tamamlanmadığını izlemeyi mümkün kılar. Böylece geciken onaylar, SLA ihlalleri ve süreçte tıkanıklık oluşturan adımlar raporlanarak iyileştirme çalışmalarına veri oluşturur.
Mobil Onay Süreçleri Neden Önemlidir?
Mobil erişim, yetkili kullanıcıların ofis dışında olduklarında da iş akışlarını görüntülemesini ve gerekli onay işlemlerini gerçekleştirmesini sağlar. Mobil erişim sayesinde kullanıcılar talepleri görüntüleyebilir, ilgili dokümanları inceleyebilir, onay veya ret işlemlerini gerçekleştirebilir ve süreç durumunu takip edebilir. Böylece süreçlerin yalnızca masaüstü erişimine bağlı kalmasının önüne geçilir ve kritik işlemlerde onayların gecikme riski azaltılabilir.
ERP ve Diğer Kurumsal Sistem Entegrasyonları Tekrarları Nasıl Azaltır?
İş akışı yönetim sisteminin ERP, CRM, İK veya muhasebe gibi kurumsal sistemlerle entegre çalışması, süreçlerde ihtiyaç duyulan verilerin ilgili sistemlerden otomatik olarak alınmasına ve aynı bilginin farklı uygulamalara yeniden girilmesi ihtiyacının azaltılmasına yardımcı olur.
Bu şekilde veri tutarlılığı desteklenirken manuel veri girişinden kaynaklanabilecek hata riski de azaltılabilir. Entegrasyonlar sayesinde süreçlerde oluşturulan veya güncellenen bilgiler yetki ve iş kurallarına bağlı olarak ilgili sistemlere aktarılabilir. Bu yaklaşımla farklı sistemlerde aynı verinin ayrı ayrı yönetilmesi yerine güncel bilginin ortak süreçlerde kullanılması mümkün olur.
Süreç Performansı Hangi Göstergelerle Ölçülmelidir?
İş akışlarında başarı değerlendirilirken süreç performansının düzenli olarak ölçülmesi ve iyileştirilmesi için belirli performans göstergelerinin takip edilmesi gerekir. Bu kapsamda tamamlanma süresi, her adımda geçen bekleme süresi, yeniden işlem oranı, SLA ihlalleri ve süreçte aksaklık oluşturan adımlar en sık kullanılan göstergeler arasında bulunur.
Bu göstergeler süreçlerin hangi aşamalarda yavaşladığını, hangi adımların tekrarlandığını ve iyileştirme ihtiyacının hangi noktalarda ortaya çıktığını ortaya koyar. Elde edilen veriler doğrultusunda iş akışları yeniden değerlendirilerek süreç performansı iyileştirilebilir.
eBA Plus Süreçleri Nasıl Standartlaştırır?
eBA Plus, sürükle-bırak destekli süreç otomasyonu tasarım araçlarıyla iş akışlarının kurumun ihtiyaçlarına göre modellenmesine olanak tanır.
Süreçlerde kullanılacak formlar, rol ve yetki tanımları, onay adımları, eskalasyon kuralları, SLA hedefleri ve bildirim mekanizmaları tek platform üzerinden yapılandırılabilir. Mobil erişim desteği ve ERP başta olmak üzere kurumsal sistemlerle entegrasyon yetenekleri sayesinde dijital iş akışı ile süreçte kullanılan dokümanlar aynı platform üzerinden yönetilebilir.
Süreçlerin dijital ortama taşınması tek başına yeterli değildir. eBA Plus; tamamlanma süresi, bekleme süresi, yeniden işlem oranı, SLA ihlalleri ve darboğaz oluşturan adımlar gibi süreç performans göstergelerinin izlenmesini destekleyerek süreçlerin veriye dayalı olarak değerlendirilmesine ve iyileştirilmesine katkı sunar.
eBA Plus’ın onay süreçlerini ve kurumsal iş akışlarını nasıl standartlaştırabileceğini görmek için Bimser’in web sitesini ziyaret edebilir, ücretsiz demo talebinde bulunabilirsiniz.
