Çözümlerimiz

Tüm şirketler personel maaşları dışında ek masraf giderleri oluşturmakta ve bunları yönetme ihtiyacı duymaktadır. İş süreçleri otomasyonu ile masraf beyan süreci yoğun kullanılan süreçlerdendir. Özellikle dış görevlendirmelerde personeller yemek, konaklama, yakıt, otopark, araç kiralama, toplu taşıma vb. giderleri belgelendirerek onaya sunabilirler. Üstelik mobil uygulama ile bu işlemleri şirket dışından ilgili fiş ve faturaları sisteme ekleyerek de yapabilirler, onaycılar ise onay/red işlemlerini aynı yöntemle yapabilirler. Belli tutar limitlerine göre şirket içi yetkililerin onay vermesi ile personele yapılan harcama geri teslim edilebilir. Bu gibi çözümlerin uçtan uca iş akışları ile yönetilmesi en etkili yöntemdir. Diğer bir idari süreç olan görevlendirme sürecidir. Görevlendirme süreci ile personellerin iç ya da dış görevleri planlanabilir. Bu görevlendirme sırasında araç ihtiyacı olacak ise araç talep süreci ile ilişkilendirilip uygun şirket araçlarının talebinin yapılması ve rezervasyonu gerçekleştirilebilir. Sonuç olarak idari süreçlerden yoğun bir şekilde kullanılan görevlendirme, araç talep, masraf beyan süreçleri birbiri ile ilişkilendirilerek daha verimli ve etkin bir şekilde kullanılabilir. Bu sayede raporsal olarak da daha etkin bir veri ortaya çıkacaktır. Personel görevlendirme yük dağılımı, şirket araç kullanım yoğunluğu, hangi proje için ne kadar masraf yapıldı, yıllık masraf türlerine göre gider dağılımı gibi birçok rapor ortaya çıkabilir.

Tüm şirketlere zaman zaman toplantı ya da çalışma sebebiyle ziyaretçiler gelebilir. Bu ziyaretlerin kayıt altına alınması, ziyaretçilerin doğru bir şekilde ve hızlıca toplantı odasına ya da çalışma alanına yönlendirilmesi kurum vizyonu açısından önem taşımaktadır. İş süreçleri otomasyonu ile öncelikle kurum içi ziyaret kaydı oluşturulabilir. Ziyaretçi bilgileri, zaman bilgileri toplantı odası ya da çalışma alanı bilgileri girilerek önceden güvenlik ya da danışma bölümü bilgilendirilebilir. Gelen ziyaretçilere direkt hangi toplantı odası ya da hangi çalışma alanına yönlendirileceği bilgisi verilebilir. Ayrıca ziyaretçilere verilecek ziyaretçi giriş kartı, PDKS sistemi ve güvenlik sistemleri ile entegre edilerek ziyaretçinin sadece giriş yapabileceği kapılara yetki verilmesi kurumsal bilgi güvenliği açısında da etkili olacaktır. Aynı zamanda çalışma için gelecek ziyaretçiler için de bu durum geçerlidir. Çalışma yapmak için gelen ziyaretçilerden ISG kuralları çerçevesinde ibraz etmek zorunda oldukları belge ve sertifikalar da yine sistem üzerinden talep edilebilir ve sisteme kaydedilebilir.

Ziyaretçi yönetim süreci ile toplantı yönetim süreci entegre edilerek operasyon daha verimli hale getirilebilir. Toplantı yönetim süreci ile toplantı katılımcılarının onayı alınabilir. Uygun toplantı odası rezerve edilebilir. Toplantıda konuşulacak konular belirlenebilir ve toplantı sırasında oluşan aksiyon kararları da aynı form üzerinden yönetilebilir. Bu kararlar ya da aksiyonlar ziyaretçi olarak gelen dış kullanıcılara da istenirse mail olarak iletilebilir. Ziyaretçi formu ile toplantı formu birleştirilip tek ekrandan raporlanabilir.

İnsan Kaynakları biriminde önemli süreçlerden personel talep, personel işe başlama, personel donanım/yazılım satınalmaları, işten ayrılma ve talep yönetimi süreçleri de iş akışı otomasyonu ile uçtan uca etkin bir şekilde tasarlanabilir. Kurum içi herhangi bir birimin personel ihtiyacı olduğunda iş akış otomasyonu üzerinden hangi birim için hangi yetkinliklerde, hangi pozisyon için kaç kaynak ihtiyaç olduğu gibi bilgiler ile talep yapılabilir. İlgili talep yetkili kişiler tarafından onaylanarak işe alım süreci tetiklenebilir. İşe alım süreci ile çeşitli platformlarda ilan çıkılması, CV toplanması, CV’ lerin kurumsal doküman yönetiminde saklanması ve aday görüşme sonuçları kurumsal hafızada saklanabilir. Olumlu olarak sonuçlanan adaylar için işe başlama süreci başlatılması ile personel ihtiyaçlarının karşılanması ve özlük dosyalarının doküman yönetimine aktarılması sağlanabilir. İşe alınan personel için bilgisayar, telefon, sim kart, şirket aracı, ilgili yazılımların kurulması, mail ya da AD hesabının açılması gibi birçok birimin bu talepleri sistem üzerinden karşılaması mümkün olur. İlgili donanımların zimmet süreci yine iş akış otomasyonu üzerinden yönetilebilir. Personel için gerekli bir donanım ya da yazılımın satın alınması yapılacak ise satın alma süreci ile ilişkili olarak yönetilebilir. Personel işten ayrılma durumunda ise aynı süreç tersine işletilerek mail ve AD hesabının kapatılması, bilgisayar, telefon, sim kart gibi donanımların teslim alınması gibi süreçler işletilerek tüm süreçler uçtan uca ilişkili olarak yönetilebilir.