Departmanlar Arası Tek Süreç: Low-Code ile Merkezi İş Akışları Kurmak

Departmanların kendi süreçlerine göre ayrı ayrı iş akışlarıyla çalışması, iletişimde kopukluklara ve veri akışında aksamalara yol açabilir. Bu durum özellikle kurum içinde bütüncül bir operasyonel verimlilik sağlamak isteyen yapılar için ciddi bir engel oluşturur. İş akışlarını merkezîleştirmek bu sorunlara çözüm sunan stratejik bir adım olsa da karmaşık ve zaman alıcı bir süreç gibi algılanabilir.

Low-code teknolojisi sayesinde iş akışlarının kapsamını esnek ve yönetilebilir biçimde yeniden tasarlamak mümkündür. Peki, departmanlar arası iş akışı yerine merkezî iş akışının avantajları nelerdir? Low-code kullanarak nasıl merkezî iş akışı kurulur? 

Departmanlar Arası Süreçlerin Zorlukları

İş yerinde yapılan çalışmalar için kullanılabilecek çeşitli iş akışı sistemleri bulunur. Bunlarda biri, her departmanın kendine ait bir iş akışının olduğu departmanlar arası sistemdir. Ancak iş yerinde kullanılan iş akışlarının departmanlar arası farklılık göstermesi çeşitli zorlukları da beraberinde getirir. Bu zorluklar şu şekilde sıralanabilir: 

Bilgi Ambarları

Bilgi ambarları (information silos), diğer bilgi yönetim sistemleriyle serbestçe iletişim kurulamayan bir bilgi yönetim sistemidir. Bir bilgi ambarı içinde olan veri, ambarın bulunduğu sistemin dışındaki kişilerin veriyi edinmesini zor veya imkânsız kılar.

Bilgi ambarları, bir departmanda bulunan ve başka bir departmanın ihtiyacı olan verilere ulaşımı sınırlar. Kaynaklar, bu problemi aşmak için olması gerekenden fazla harcanabilir. Bilgi siloları verileri saklamak konusunda güvenilir görünse de geniş resme bakıldığında iş yerlerinde karışıklığa, yanlış bilgilendirmelere ve kaynak israfına neden olabilir.

Entegrasyon

Bilgilerin ihtiyacı olan departmanlara değil sadece bir departmana açık olması, kullanılacak verilerin güncelliğine ve yapılması gereken entegrasyonlara engel olabilir. Örneğin satışa dair çeşitli verilerin sadece satış departmanın elinde olması, ürün geliştirme departmanının daha rasyonel stratejiler geliştirmesinin önüne geçebilir. 

Kaynak İsrafı

Bir departmanın ihtiyacı olan veriyi diğer departmandan istemesi, arada alınması gereken muhtemel izinlerle ve iletişim zincirleriyle işleyen uzun ve karışık bir sürece dönüşebilir. Departmanlar arası iletişim kurulurken çalışanlar zamanla birlikte efor da harcar. Sistemlerin birbirinden farklı işlemesi iş yükünü artırır. Kurumsal verimlilik için departmanlar arası iş akışının tek çatı altında toplanması kritiktir.

Yetki Karışıklıkları

Hangi departmanın hangi verilere erişebileceği gibi detaylar netleştirilmezse hiyerarşik sorunlar çıkabilir. Bu da yetkisi olmayan kişilerin verilere erişmesine veya verilere ihtiyacı olan kişilerin bunlara ulaşamamasına neden olabilir.

Low-Code ile Merkezî Süreç Yönetimi Nasıl Kurulur?

Low-code kullanarak belirli departmanlara farklı sistemler kurulabilir, ihtiyaç duyulan ve çoğu iş sürecinde entegrasyon sağlayan merkezî bir süreç yönetimi inşa edilebilir. Low code ile merkezî süreç yönetimi kurmak için bazı adımlar uygulanmalıdır:

1. Süreç Analizi: Hâlihazırda kullanılan sistemin açıklarını ve ihtiyaçlarını belirlemek low-code ile merkezî bir iş akışı sistemi kurmak için ilk adımdır. Bu sayede departmanlar arası sistemdeki açıklar tespit edilip düzeltilmeye hazır hâle gelmiş olur. Kurulacak sistem için mevcutta kullanılan sistemin avantajları da göz önünde bulundurulmalıdır. Bu sayede low-code ile kurulacak yeni merkezî sisteme bu avantajlar entegre edilebilir. İş süreçlerini daha iyi analiz edebilmek için iş akış haritaları da kullanılabilir. Bu haritalarda önceliklerin, kaynakların veya iş akışının zamansal çizgisi daha rahat görülebilir.
2. Yazılım Geliştirerek Dijitalleşme: Seçilen low-code platformla veriler dijital hâle getirilirken bu verilere kimlerin hangi zaman aralığında erişimi olacağı gibi detaylar da bileşenlerle kodlanabilir. Yazılım geliştirme süreci manuel yazılan kodlara kıyasla low-code ile daha hızlı ve kolayca yapılabilir.
3. Otomasyon ve Entegrasyon: Merkezî süreç yönetimi iş akışı kurulurken ekip üyelerinin üzerinde çalıştığı çeşitli konularda otomasyonlar yapılarak kaynaklardan tasarruf edilebilir. Sisteme erişimi olan herkes tarafından bu bilgilere istenilen zamanda kolayca ulaşılabilir.
4. Test ve Güncelleme: Low-code ile kurulan bir iş akışı sistemi, iş yerinde kullanıma açılmadan önce test edilebilir ve bu sayede varsa eksikler giderilebilir. Ayrıca kolay güncellenebilen low-code platformlar sayesinde dinamik iş yapısına uygun şekilde ihtiyaç duyulan periyotlarla güncellemeler yapılabilir.

Low-Code Platformlarının Sağladığı Avantajlar

Low-code platformların iş süreçleri için sağladığı farklı avantajlardan söz edebilmek mümkündür. Bunlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:

• Geliştirme Süresi: Low-code platformlar, manuel olarak yazılan kodlarla geliştirilen sistemlere kıyasla yirmi kat daha hızlı işler. Sürükle-bırak arayüzü sayesinde ihtiyaç duyulan uygulama kısa süre içinde geliştirilebilir.
• Maliyet Tasarrufu: Low-code platformlar, BT bilgisi olmayan citizen developerların bile rahatlıkla kullanabileceği platformlardır. Bu sayede uygulama geliştirmek için uzman bir BT ekibi istihdam etme zorunluluğu ortadan kalkar. Bu da maliyetten tasarruf edilmesine yardımcı olur. 
• Güncellenebilirlik: Low-code ile tasarlanan sistemler çalışanların fark ettiği eksiklerin kolayca giderilmesini sağlar. Platformun sağladığı pratik kullanım ve esneklik sayesinde gerekli durumlarda uygulamaların değişen ihtiyaçlara yanıt vermesi çok daha kolay olur. Böylelikle sistemler de her zaman güncel kalır. 
• Entegrasyon ve İş Akışı: Low-code tabanlı uygulamalar farklı departmanlar arasında kesintisiz veri akışı ve koordinasyonu mümkün kılarak iş süreçlerinin entegre ve verimli şekilde yönetilmesini sağlar.

Bimser Synergy Low Code Platform ile departmanları arası iş süreçlerini hızlı, merkezî ve düşük maliyetli şekilde yönetebilirsiniz. Minimum kod bilgisiyle geliştirilebilen bu platform sayesinde dijitalleşme sürecinizi BT’ye olan bağımlılığı azaltarak hızlandırabilir, ihtiyaç duyduğunuzda sistem güncellemelerini kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Siz de iş akışlarında verimliliği artırmak, esnek ve sürüdürülebilir bir yapı kurmak için Synergy’yi tercih edin. Ücretsiz danışmanlık hizmetimizle tanışarak operasyonel süreçlerinizi nasıl optimize edebileceğinizi birlikte keşfedelim.