Elektronik Belge Yönetim Sistemi

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) resmi yazışmaların belirli bir standart çerçevesinde yapılmasını esas alır. eBA EBYS çözümü resmi yazışmaları TS13298 standardına uygun olarak yönetilmesini sağlar. Gerçek ve Tüzel kişiler, Özel Kurumlar ve Kamu Kurumları regülasyonlar, hukuki ya da operasyonel süreçler esnasında üretilen bu resmi yazışmaları kurum içi ya da kurum dışı dağıtımını yapmak, belirli bir süre arşivlemek ve zamanı geldiğinde imha sürecini işletmek durumundadırlar.

Kurum içi birimler zaman zaman birbirleri ile resmi yazışma yapmak durumundadırlar. eBA EBYS Kurum İçi Yazışma çözümü ile TS13298 standardına uygun resmi yazıların üretilmesini ve birimler arası Elektronik Resmi Yazışma olarak iletilmesini sağlar. Kurum içi birimlerin birbirleri ile yaptıkları resmi yazışmalar aynı kurumun bir birimi için Giden Evrak niteliği taşırken diğer birim için Kurum İçi Gelen Evrak niteliği taşımaktadır.

Kurumlar arası yapılacak Resmi Yazışmalar ise bir kurum için Kurum Dışı Giden Evrak niteliği taşırken diğer kurum için Kurum Dışı Gelen Evrak niteliği taşımaktadır.

Tüm bu resmi yazışmalar (Kurum İçi Yazışma, Kurum İçi Gelen Evrak, Kurum İçi Giden Evrak, Kurum Dışı Giden Evrak, Kurum Dışı Gelen Evrak) hukuki delil niteliği taşıyan Nitelikli Elektronik İmza altyapısı ile 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kriterleri çerçevesinde resmi olarak dijital platformda yapılmaktadır. Elektronik ortamda resmi olarak imzalama sonrasında Elektronik Yazışma Paketi (EYP) otomatik olarak üretilmektedir.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) entegrasyonu altyapısı ile eBA EBYS resmi olarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ya da Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden gelen evraklar için otomatik olarak aksiyon alır, iş akışı başlatır ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlar. Gelen Resmi Evraklar için belirli süre içerisinde cevap yazısı yazılmasını sağlar. Aynı şekilde Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ve Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) sistemi üzerinden karşı kurumlara resmi olarak Elektronik Yazışma Paketi (EYP) gönderimi yapılabilir.

eBA EBYS kurulum esnasında Standart Dosya Planı (SDP) ve Devlet Teşkilatı Veritabanı (DTVT DETSİS) altyapısı ile gelmektedir. Bu sayede kurumsal hafıza Dijital Arşiv olarak Standart Dosya Planı (SDP) ile Resmi Yazışma Usül ve Esasları gereği arşivlenir, saklanır ve zamanı gelince imha edilir.