• Doküman

    Yönetimi

Doküman Yönetim Sistemi (DYS)

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?

Kurumların varlıkları süresince ürettiği her türlü belge, bilgi ve görsel materyalleri saklamak, yönetmek ve izlemek için bir bilgisayar sisteminin ve yazılımının kullanılmasını Doküman Yönetim Sistemi olarak adlandırıyoruz. Belge ve içerik yakalama ise dokümanları ve belgeleri izlemek, saklamak ve kontrol etmek için gerekli olan süreçleri içeriyor. Bimser’in bu konuda müşterilerine sunduğu Doküman Yönetim Sistemi yazılımının temel özelliklerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

  • Check-in/check-out ile aynı anda birden fazla kişinin dokümanı düzenlemesini koordine edebilir ve bir başkasının üzerine yazmasını engelleyebilirsiniz.
  • Versiyon kontrolü ile bir belgenin mevcut haline nasıl geldiğini ve farklılıklarını görebilirsiniz.
  • Audit trail sayesinde belgenin yaşamı boyunca kimler tarafından kullanıldığı ve kimler tarafından erişildiği bilgisini tutabilirsiniz.
  • Belgeleri depolamak, arşivlemek ve bu arşivleri yönetmek için dosyalama sistemini kullanabilirsiniz.

Büyüklüğü ne olursa olsun ya da hangi endüstride bulunursa bulunsun tüm kurumların temel amaçları iş süreçlerini kolaylaştırmak ve verimliliği arttırmak. eBA doküman yönetimi ve arşiv yönetimi yazılımlarımız, milyonlarca belge içinden doğru belgeye saniyeler içerisinde ulaşmayı sağlar, dosyalama ve onaylama gibi sıkıcı ve zaman alan manuel süreçleri otomatikleştirerek, bu süreçlerden oluşturulan belge ve bilgilerin elektronik ortamda üretilmesini veya işlenmesini sağlar. Hatta iş yerindeki masanızdan uzaktayken bile bu dokümanlara ve süreçlere mobil cihazlarınızdan ulaşabilirsiniz. Olağanüstü durumlar için tüm kurumsal dokümanlarınızın merkezi bir yerde depolanmasını ve yedeklenmesini sağlayabilirsiniz.

PwC tarafından yapılan yakın tarihli bir araştırmaya göre, çalışanların ortama zamanlarının %40’ını çok da önemi olmayan belgeleri yönetmekle harcadıklarını görüyoruz. IDC, çalışanların ortama zamanlarının % 20’sini basılı belgelerde bilgi aramak için harcadıklarını ve bu çalışanların % 50’sinin ihtiyaç duydukları belgeleri bulamadıklarını öngörüyor.

Bimser Doküman Yönetim Sistemi çözümümüz sayesinde, iç ve dış müşterilerden, denetçilerden ve tedarikçilerden gelen talepleri, hemen yanıtlayarak müşteri memnuniyetinde artış sağlayabilirsiniz. Belge dağıtım ve kopyalama işlerini hızlandırabilir ve kontrollü hale getirebilirsiniz. Aynı zamanda belge kayıplarının önüne geçebilirsiniz. Doküman Yönetimi sistemi yazılımımız sayesinde, çalışanların zamanlarını bu işlere harcamak yerine, en iyi yaptıkları işe odaklanmalarını sağlayabilirsiniz.

Fatura yönetimi, sözleşme yönetimi, işe giriş çıkış gibi doküman tabanlı süreçlerde doküman yönetim sistemi yazılımımız ile hızlı ve daha etkili çözümler oluşturabilirsiniz. Ayrıca İş Akışı Yönetim Sistemi çözümümüz ile birlikte dokümanların sizi yönetmesini engelleyebilirsiniz. Zira bu dokümanlar sizin iş süreçlerinizin girdisi ya da çıktısı durumundadır.

Dokümanlarda meydana gelen değişikliklerden etkilenen süreç ya da çalışanlarınızı eş zamanlı olarak haberdar ederek süreçlerinizin yeni düzene göre çalışmasını ve çalışanlarınızın bu dokümanların son haline ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

Doküman ve Arşiv Yönetimi Nasıl Yapılır?

Doküman ve Arşiv Yönetimi Nasıl Yapılır?

Öncelikle doğru yazılımın seçilmesiyle sürece başlanması gerekiyor. Doküman ve arşiv yönetiminin nasıl yapılacağına dair ulusal ve uluslararası standartlar bulunuyor. Günümüzde doküman yönetim sistemleri kendi başına çalışan yazılımlar olmaktan çıkıp, LOB (line of business) uygulamaların (ERP, CRM, HR vb.) hepsine birer içerik hizmeti sağlayıcı olarak hizmet vermeye başladı. Bu bağlamda seçilen yazılımın TS 13298, ISO 15489, CMIS vb. ulusal ve uluslararası standartları destekler bir yazılım olması gerekiyor.

Milyonlarca belge ve bilginin saklandığı bu sistemlerde doğru sistematiğin kurulması sadece dokümanların saklanması değil, doğru zamanda erişiminin sağlanması ve gerektiğinde bu dokümanların tam zamanında imha edilmesi, arşivlenmesi veya yeniden değerlendirme süreçlerine dahil olması gerekir. Bütün bunları yapabilen kurumun ihtiyaçlarına göre konfigüre edilebilen Bimser Doküman Yönetim Sistemi yazılımıyla tüm bu süreci yönetebilirsiniz.

Günümüz koşullarında ülke regülasyonları ile tam uyumlu çalışabilen global standartların da desteklendiği bir yazılım bir kat daha önem kazanıyor. Özellikle ihracat yapan, uluslararası şirketlerle ticari ilişkileri olan kurumlar için bu standartlar olmazsa olmaz. Türkiye Cumhuriyeti Devleti tarafından kabul gören elektronik imza servis sağlayıcıların (KamuSM, TürkTrust, e-güven, e-tuğra, e-imzatr) hepsiyle uyumlu çalışırken, bir yandan da global elektronik imza sağlayıcıların (DocuSign,Verisign vb.) sunduğu hizmetlerle de tam uyumlu çalışabilen bir sistem ile doküman yönetimi yapmalısınız. Ayrıca günümüzün önemli teknolojilerinden ve kurumlar için olmazsa olmaz hale gelen KEP ile de %100 uyumlu olması gerekir.

Bimser doküman yönetim sistemi yazılımıyla, dokümanları saklarken bu dokümanların kurumun yapısına uygun bir ortamda (veri tabanı, dosya sunucusu, object storage vb. ) saklayabilirsiniz. Hatta var ise kurumun belirlemiş olduğu sıkıştırma ve şifreleme algoritmalarıyla uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlayabiliriz.

Tüm bu anlatılanları toparladığımızda sağlıklı bir doküman ve arşiv yönetim sistemini kullanmak için kurumun tüm uygulamalarına (ERP, CRM, HR vb.) doküman hizmet sağlayıcı olarak hizmet edebilecek yetenekleri olan bir uygulamanın etrafında doğru danışmanlık ve kurgulama ile doküman ve arşiv yönetimi yapılabilir.

Doküman Yönetim Yazılımı ve Programı: eBA

Doküman Yönetim Yazılımı ve Programı: eBA

Yerel çeviklik ve esneklik ile yerel standartları destekleyerek, global standartları ve gelişmeleri de yakından takip ederek, müşterilerimize son teknoloji ve standartlara uygun bir ürün sunmayı hedefliyoruz. Doküman yönetim sistemlerinin tamamen doküman odaklı yaklaşımında farklı olarak, eBA ile kurumsal iş süreçlerinin otomasyonuna da odaklanıyoruz. Dokümanlar bu iş süreçlerinin girdileri ya da çıktıları oldukları için eBA içerisinde barındırdığı güçlü iş akışı motoru ile kurumsal dokümanların saklanmasından öteye bu dokümanların uygun süreçlerde, doğru zamanda ve doğru yerde kullanılmasını hedefliyoruz. Bunu yaparken bir dokümanın oluşturulmasından,versiyonlanmasına, kurum içerisindeki doğru kaynaklara ulaşmasına, zamanı geldiğinde imha edilmesine kadar dokümanın tüm yaşam döngüsünü yönetebiliyoruz. Elektronik imza desteği ile dokümanların belge niteliği kazanarak yasal geçerliliğe kavuşmasını sağlayıp, ürettiği EYP ve KEP mesajları ile bunların elektronik ortamda diğer kurum ve kuruluşlara gönderilmesini sağlıyoruz.

OCR, ICR gibi teknolojiler ile tam metin aramayı destekleyen yazılım çözümümüz, kişilerin dokümanlara erişirken meta bilgilerinin ya da etiket bilgilerinin yanında içerikten de arama yaparak ilgili dokümanları otomatik olarak bulmasına olanak sağlar. eBA, dokümanları birbiriyle ilişkilendirerek bir dokümana ulaşan kişinin o dokümanla ilişkili dokümanlara hızlı bir şekilde ulaşmasını sağlar. Bu sayede zaman kaybını minimuma indirerek, çalışanların vakitlerini efektif kullanmalarını sağlar. Kullandığı ML (Machine Learning), AI(Artificial Intelligence) gibi teknolojiler sayesinde doküman etiketlerinin oluşumunu ve aranan dokümanların hızlı bir şekilde bulmanızı, doküman oluştururken dokümanın etiket bilgilerinin otomatik olarak oluşmasını sağlar.

Günümüzde kurumların en büyük sorunlarından biri de, silolarca fiziksel dokümanın elektronik hale getirilmesi ve bunlara ulaşılmasının yanı sıra regülasyonlar dolayısıyla saklamakla yükümlü oldukları bu dokümanların fiziksel lokasyonlarını da yönetmek. eBA’nın akıllı tarama özellikleriyle, bu dokümanları sayısallaştırarak elektronik ortama etiketlenerek aktarılması sağlanırken, fiziksel lokasyon bilgilerini de tutarak, kurumsal dokümanların hem sayısal hemde fiziksel haline hızlı bir şekilde ulaşımı sağlanır. Üstelik tüm bunların gerekli konfigürasyonlar yapıldığında insan eli değmeden sağlamış olduğu robotlar ile de yönetebilir. Bu akıllı robotlar sayesinde kurumsal uygulamalara bağlanarak, dokümanların doğruluk kontrolleri yapılabilir, hatalı olan ya da uygun olmayan dokümanlar bir havuzda toplanarak ilgili birimlere yönlendirilebilir.

TS 13298 sertifikasyonuna sahip Bimser Çözüm Elektronik Belge Yönetim sistemi modülü ile yerel standartlarda belge üretimi yapabilir ve belgelerin hayat döngülerini yönetebilirsiniz. Resmi yazışma usul ve esaslarına uygun içerik üretebilir, tüm elektronik imza servis sağlayıcılarla uyumlu çalışarak kurumun sahibi olduğu ilgili servis sağlayıcı ile belgeleri imzalayabilirsiniz.

Günümüzde en çok kullanılan ERP sistemlerinden olan SAP ile güçlü bir entegrasyon alt yapısı sunan çözümümüz, tüm süreçleri SAP sistemine aktarabilirken, SAP sistemi için content storage olarak da hizmet verebilir, üstelik sahip olduğu bu yetenek SAP tarafından sertifikalandırılmış ve SAP ile tam uyumlu çalıştığı ispatlanmıştır.

Office Server entegrasyonumuz ile sistem üzerinde Office dokümanlarını üretebilir ve yönetebilirsiniz. Ayrıca sahip olduğu Office bileşenleri sayesinde, Microsoft Office arayüzü üzerinde çalışırken oluşturduğunuz dokümanları doğrudan doküman yönetim sistemine aktarabilirsiniz.