• Sözleşme

    Yönetimi

Sözleşme Yönetimi

Sözleşme Yönetimi (Kontrat Yönetimi)

Sözleşme Yönetimi Nedir?

Sözleşmeyi, bir projenin gerçekleştirilmesi aşamasında rol alacak tarafların  koşullarının  belirlendiği yazılı bir belge olarak tanımlayabiliriz. Genel olarak sözleşme, işin başlamasını sağlayan bir belgedir. Sözleşme yönetimi ise çoğunlukla sadece hukuki bir süreç olarak düşünülmektedir.

Başarılı Sözleşme ve Proje Yönetimi, işlerin en az sapmayla ve olabildiğince sözleşme dokümanlarına uygun olarak tamamlanmasını sağlar. Bimser Çözüm sözleşme yönetimi yazılım çözümü, maliyet tasarrufu ve etkinlik, rekabet avantajı, kaliteli hizmet sunumu, hesap verilebilirlik, uzmanlaşma ve esneklik gibi çeşitli fırsatlar sağlarken; işlerin doğasında olan kâr odaklılık sebebiyle oluşan; itibar kaybı, yönetim güçlükleri ve teknik eleman eksikliği gibi bazı riskleri de ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Kontrat yönetimi, proje yönetimi süreci içinde bir süreç ve bir yaşam döngüsüne sahip. Bu süreç içinde sözleşmeler;

  • Oluşturulur.
  • Onaylanır.
  • Yenilenir.
  • Feshedilir.
  • Sonlanır.

Bu sürece katılan taraflar:

  • Tedarik (satın alma) yönetimi
  • Hukuk ve mevzuat
  • Mali (muhasebe ve finans)
  • Tedarikçiler
  • İlgili diğer birimler
Satın Alma Sözleşmesi

Satın Alma Sözleşmesi

Satın alma (tedarik etme) işlemi bir mal veya hizmetin bir şirket, kişi ya da kurum tarafından tedarik edilmesidir. eBA Sözleşme Yönetimi yazılımıyla, bir kurumun yapmış olduğu tüm satın alma faaliyetleri sonucu doğan sözleşmelerin oluşturulması, yenilenmesi ve sonlanması süreçlerini yönetebilirsiniz.

Tedarikçi Satın Alma Sözleşmesi

Satın alma işini kısaca tanımlarsak bir ürünün tedarikçiden mümkün olan en düşük fiyatla satın alınmasıdır. İyi bir satın alma yapmak için satın alma yapılacak şirketlerle anlaşılan koşulların yazılı hale getirileceği sözleşme imzalanması gerekmektedir.

Satın alma sürecinin uçtan uca eBA İş Akışı Yönetim sistemi ile yönetmekle birlikte Tedarikçi Satın Alma Sözleşmelerini de eBA Sözleşme Yönetimi ile çok kolay bir şekilde kontrol altına alabilirsiniz. Bu sayede aynı tedarikçiden yapılacak satın alma işlemlerini hızlandırıp zaman ve maliyet kazancı sağlayabilirsiniz. Ödeme koşulları, teslim koşulları ve teslim adresi gibi alanlar ilgili satın alma sözleşmesinden alınarak sipariş formunun üzerine alınabilmektedir.

Sözleşme  Yönetimi Prosedürü

Sözleşme Yönetimi süreci ihale süreci ve tedarik süreci ile kesişmektedir. Proje Yönetimi süreci içinde proje yürütülmesi aşamasına geçmeden önce, yapılacak tüm işlerin sözleşmeler ile belirlenmesi sağlanmalıdır.

Proje Yönetimi bünyesindeki Sözleşme Yöneticisi kurumsal birikimlerine dayalı olarak iş bazında amacına ve sözleşme yönetim prosedürüne uygun olarak çeşitli sözleşme örnekleri geliştirmeli ve/veya olgunlaştırmalıdır.

Özellikle alt-yüklenici ve tedarikçi firmalar ile yapılacak olan sözleşmelerde özel maddelere çok dikkat edilmelidir. İşvereni alt-yüklenicilere ve tedarikçi firmalara karşı güç durma düşürücü madde ve ibarelerin  kullanılmamasına özen gösterilmelidir

Sözleşmeler taslağı üzerinden mutlaka bulunması öngörülen alanlar aşağıdaki gibi olabilir;

  • Taraflar (İşveren, İşgören*, diğer)
  • İşin tanımı
  • İşin süresi
  • İşin fiyatı
  • Ödeme şekli
  • Avans
  • Teminatlar
  • İşveren’in temin edeceği malzeme ve hizmetler
  • İşgören’in yükümlülükleri
  • Gecikme halinde İşgören’e uygulanacak cezalar
Sözleşme Takip Yazılımı

Sözleşme Takip Yazılımı

eBA Sözleşme Yönetimi Yazılımı ile birlikte kurum içerisindeki tüm firmalarla ilgili sözleşmeler tüm parametreleri ve maliyetleri ile birlikte kayıt altına alınır. Sözleşme talebinin yapılmasıyla başlayan bu sözleşme yaşam döngüsü;

  • bir taslak olarak oluşturulması,
  • onay aşamalarının gerçekleşmesi,
  • ilgili iş birimlerinin notlarını ve yorumlarına yazarak versiyonlarının oluşturulması,
  • hukuki uygunluklarının takibi,
  • sözleşme bitiş tarihi  takibinin yapılması,

aşamalarından geçmesiyle devam eder. Bu aşamaların hepsini eBA iş akışı yönetim sistemi birlikte yöneterek sözleşmelerin kimin üzerinde ne kadar sürede beklediği, hangi sebepten dolayı beklediği gibi bilgilere hızlı bir şekilde ulaşılabilmektedir. Oluşturulan bu sözleşmelere personelin yetkileri dahilinde her noktadan ulaşmasını sağlamaktadır. Bitimi yaklaşan ya da geçen sözleşmeler için hatırlatıcısı servisi tarafından uyarılması ile birlikte sözleşmeler kontrol altına alınmış olur. Sözleşme takip yazılımı ile birlikte dokümanlara içerisinde yer alan meta data bilgileri ile ulaşılabileceği gibi, sözleşmenin içerisinde yer alan herhangi bir kelime bazında da ulaşılabilmektedir. Sistem üzerinde yetkili olan kullanıcılar görsel raporlar sayesinde istatistiki açıdan tüm sistemi bütünsel olarak görebilmektedirler.

eBA Sözleşme Yönetim Çözümü ile birlikte ;

  • Organizasyonların ve kurum arasındaki karmaşık iş ilişkilerini yönetilir,
  • Sözleşmeye uygunluğu denetlemek için filtreler, ilkeler,riskler ve kurallar oluşturulur,
  • Farklı türdeki sözleşmelerinizi kira, hizmet,satış, bilgi işlem,bakım sözleşmesi vs şablonlar halinde yönetilir,
  • Manuel müdahale olmadan sözleşmeleri güncellenir,
  • Sözleşme maliyetlerini raporlanır,
  • Sözleşme bitiş tarihlerini takip edilir,
  • Sözleşme Yönetim çözümü uygulayarak sözleşmelerde görünürlük, hesap ve erişilebilirlik geliştirilir,
  • Kuruluşun sözleşme yönetim olgunluğunu değerlendirerek  çok fonksiyonlu bir ekiple birlikte hangi iş birimlerinin yasal olarak bağlayıcı belgeler oluşturduğu ortaya çıkar,
  • Kütüphane, e-imza ve otomatik iş akışları ile birlikte şablonları kullanarak sözleşme geliştirme sürecini hızlandırılır,
  • Sözleşmelere tek bir merkezden anında tüm platformlar üzerinden (IOS , Android, PC) basit yetkilerle birlikte ulaşım sağlanır.