QDMS ve Yapay Zekâ Destekli Çözümlerle Entegre Yönetim Sistemi (IMS)

İşletmelerin birbirinden bağımsız olarak birkaç sistemi uluslararası standartlara göre yönetmesi hem kaynak hem efor israfı olabilir. Geleneksel yöntemlerde bilgi ambarları departmanlar arası bilgi akışının kopukluğu, artan evrak yükü ve fazla mesai gibi verimsizliklere yol açar. Entegre ve merkezî yönetim sistemleriyse bu tür operasyonel aksaklıkları ortadan kaldırarak iş süreçlerini daha verimli hâle getirir. 

İşletmelerin gün geçtikçe artan ihtiyaçlarına yanıt verme konusunda dijitalleşme tek başına yeterli değildir. Uluslararası standartların tek çatıda toplanması için Entegre Yönetim Sistemi’ne (IMS) geçiş kritiktir. Entegre Yönetim Sistemi sayesinde işletmeler daha esnek, şeffaf ve gelişime açık bir yönetim sistemine kavuşabilir. IMS’ye geçiş süreciyse kimi zaman karışık ve zor görünebilir. Bu süreci yapay zekâ (AI) entegrasyonuyla veri odaklı, proaktif ve öngörülebilir bir boyuta taşımak için Bimser QDMS kullanılabilir. Peki, IMS nedir? QDMS, Entegre Yönetim Sistemi için neden vazgeçilemez bir yöntemdir?

Entegre Yönetim Sistemi (IMS) Nedir, Neden Gereklidir?

Entegre Yönetim Sistemi bir işletme içindeki farklı sistemleri tek çatı altında toplayan yönetim sistemidir. IMS sayesinde işletmeler, verilerini entegre bir biçimde saklayıp kullanabilir. Ayrıca bu sistem, işletmelerin ortak hedefe doğru daha verimli şekilde ilerlemelerine yardımcı olur.

Çeşitli kaynaklardan ve zamandan tasarruf sağlamanın yanı sıra ISO 9001 (kalite yönetim sistemi), ISO 14001 (çevre yönetim sistemi), ISO 45001 (İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi), ISO 27001 (Bilgi Güvenliği Yönetim Sistem), ISO 50001 (enerji yönetim sistemi) gibi birden çok yönetim sistemi standardı tek çatı altında birleştirilebilir.

IMS, işletmelerde birden fazla önemli ihtiyaca karşılık verebilir:

Sürdürülebilirlik

Entegre Yönetim Sistemi yeniliklere açıktır ve kolay adapte edilebilir. IMS ile hata azaltma ve kalite iyileştirme oranlarında artış sağlanır, hataların ve oluşabilecek ihtiyaçların tespiti sistemleştiği için daha az kaynakla işleyişin güncelliği korunur. Bu da Entegre Yönetim Sistemi’ni sürdürülebilir kılar. Kurumlar, Bimser QDMS sayesinde sürdürülebilir kaliteye erişirken zamandan ve kaynaktan tasarruf edebilir.

Denetim Kolaylığı

İç denetim, tüm sistemlerin tek çatı altında toplanması sayesinde çok daha kolay ve hızlı gerçekleşir. Entegre Yönetim Sistemi, işletmelerin hareketlerini otomatik olarak kaydederek verilerin denetimini kolaylaştırabilir. Ayrıca çeşitli ISO denetimlerinde tüm standartların bir arada denetlenmesi, ayrı ayrı denetlenmesinden daha kolaydır. Bimser QMDS, işletmelere denetimlerde hız ve çeviklik sunar, böylece işletmeler verimliliği artırırken hata oranını azaltabilir. 

Verimlilik

Bimser QMDS ile modüller arası otomatik veri akışı ve süreç otomasyonları sayesinde işletme verimliliğinde %25-30 artış sağlanabilir. Gereksiz onay zincirlerinin ortadan kaldırılmasıysa zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. Bu da çalışanların işlerine daha fazla odaklanmasına olanak tanır.

QDMS, Entegre Yönetim Sistemi İçin Neden Önemli?

QMDS; işletme içerisinde üretilen tüm belgenin, risk analizlerinin, kalite denetlemelerinin, olay bildirimlerinin veya strateji planlamalarının merkezî olarak yönetilmesini sağlayan entegre bir sistemdir. QMDS Entegre Yönetim Sistemi, bu alanlarda sağladığı bütüncül yaklaşım ve otomasyonlarla kuruma önemli katkılarda bulunur:

• Doküman: Bimser QDMS sayesinde işletme bünyesindeki belgelere sorunsuz erişim sağlanabilir. Bu belgeler IMS ile düzenlenmiş ve tasnif edilmiş olarak saklanır. Ayrıca dokümanların revizyon bilgileri ve son versiyonları da sistem üzerinden takip edilebilir hâle gelir.
• Risk: QDMS, iç denetleme mekanizması sayesinde risk yönetimi odaklı bir yaklaşım sergiler ve oluşabilecek hataların tespit edilmesine olanak tanır. Bimser QDMS ile işletmede öneri sistemleri, yasal uyumluluk takibi, olay yönetimi gibi modüllerle birleşerek sürekli gelişmeyi hedefler. Bimser QDMS; risklerin departman, süreç, konum gibi farklı başlıklar altında incelenmesini sağlar. Risk oranları istenilen formatta raporlanabilir.
• Denetim Denetim süreçleri tek bir merkezden planlanabilir, izlenebilir ve raporlanabilir. Denetim esnasında elde edilen bulgular sisteme işlenerek düzeltici faaliyetlerle veya aksiyonlarla ilişkilendirilebilir.
• Eğitim: Personelin yetkinliğini artırmak amacıyla gerekli eğitim planlamaları yapılabilir, eğitim kayıtları ve katılım bilgileri sistematik şekilde takip edilebilir. IBYS kapsamındaki eğitimlerin işyeri hekimi veya ISG uzmanları tarafından direk uygulama arayüzü üzerinden bakanlığa gönderilmesini sağlar. Ayrıca personelin eğitim talepleri toplanabilir, eğitim etkinlik değerlendirmesi yapılabilir.
• Aksiyon Yönetimi: Bimser QDMS sayesinde tespit edilen eksiklikler veya geliştirme alanları için aksiyon planları oluşturulabilir, bu planlar sorumlu kişilere atanarak takip edilebilir. Sistem sayesinde görevlerin zamanında ve eksiksiz tamamlanması sağlanır.

Bimser QDMS; manuel olarak yapılan işleri ve sonrasında oluşabilecek tutarsızlıkları minimuma indirmeyi hedefler, süreçlerin şeffaf ve izlenilebilir olmasını sağlar. QDMS, yasal standartlara uyum sağlayan IMS yapısında bütüncül çözümler sunarak çeşitli süreçlerin otomasyonunu mümkün kılar. Bu da çalışanların iş yükünü azaltır ve hata oranını minimuma indirir.

Yapay Zekâ IMS Yapılarına Ne Katar? 

Yapay zekânın IMS yapılarında sağladığı faydalardan bazıları şunlardır:

• Yapay zekânın IMS ile entegre olması sayesinde işletmelere proaktif risk yönetimi ve öngörü desteği sağlanır. Yapılan araştırmalara göre yapay zekânın sağladığı öngörü verilerinden faydalanan kuruluşların idari harcamalarında %30’luk azalma olduğu belirtilmiştir. 
• Risk yönetiminin yapay zekâyla entegre olması sayesinde risk değerlendirme süreçlerinin otomasyonu gerçekleşebilir. Yapay zekâ, sürecin otomasyonuyla sadece zamandan tasarruf sağlamakla kalmaz, verilerin güvenilirliğini ve doğruluğunu artırır. 
• Tahmine dayalı analizlerden faydalanan şirketlerin çeşitli kalemlerde tasarruf etme olasılığı yükselir. Yapay zekânın IMS’ye entegre olmasıyla birlikte karar desteği sağlanır ve verilen kararların isabet oranı artar. 

QDMS ve AI: Gerçek Zamanlı, Proaktif Kalite Yönetimi

İşletmeler çeşitli sorunlara iki farklı şekilde yaklaşabilir: reaktif ve proaktif. Reaktif yaklaşım, sorun ortaya çıktıktan sonra etkilerinin ve zararın kaldırılmasını hedeflerken proaktif yaklaşım sorunu önceden tahmin edip zarara uğramadan engellemeyi hedefler.

Klasik sistemlerle yönetilen kuruluşların önlerindeki sorunları fark edip aksiyon alması, QMDS kullanılan bir sisteme kıyasla çok daha zordur. Örneğin kalite yönetiminde yaşanan sorunlar, klasik yöntemlerde genellikle yaşandıktan sonra fark edilir. Ancak yapay zekâ entegre edilmiş bir sistemle geçmişteki veriler analiz edilerek bu sorun daha yaşanmadan önlenebilir.

Bimser QMDS Entegre Yönetim Sistemi sayesinde kurumunuzun ihtiyaçlarına anında cevap verebilir, entegrasyon ve otomasyonlar sayesinde çalışanlarınızın üzerindeki iş yükünü azaltabilirsiniz. Dijitalleşme sürecinde Bimser QMDS’i tercih ederek belgelerinizin düzenli ve otomatik şekilde saklandığından emin olun, proaktif yaklaşımlar sayesinde risklerin önüne geçerek hedeflerinize bir adım daha yaklaşın.