Verimlilik Artışında Doküman Yönetiminin Rolü: Dijitalleşmeyi Nasıl Hızlandırır?
Şirketlerin verimlilik artışı adına uygulayabilecekleri farklı yöntemler bulunur. Bu yöntemler zamandan, maliyetten veya her ikisinden tasarruf edilmesini sağlayabilir. Son zamanlarda şirketlerin verimlilik artışı için kullandıkları yöntemlerden biri de doküman yönetimi sistemlerini güncellemektir. Peki, doküman yönetimi nedir?
Doküman Yönetimi Nedir ve Neden Önemlidir?
Doküman yönetimi; belgeleri oluşturma, bölümleme, düzenleme veya ortadan kaldırma süreçlerini kapsayan yöntemdir. Bu yöntem fiziksel veya dijital doküman yönetim sistemi şeklinde olabilir.
Doküman yönetimi, işletmelerin belgelerini saklamaları için işletmelere düzenli şekilde işleyen bir sistem oluşturma şansı sağlar. Dokümanların düzenli bir şekilde kaydedilmesi sayesinde işletmeler aylar sonra bile ihtiyaçları olan belgeleri tasnifledikleri yerde bulabilir. Ayrıca doküman yönetimi sürecinde tercih edilen yöntemler sayesinde iş süreçleri optimizasyonu sağlanıp birçok kaynaktan tasarruf edilebilir.
Doküman Yönetim Sistemleriyle İş Süreçlerini Nasıl Optimize Edebilirsiniz?
Ofislerde dijital dönüşümün kullanıldığı alanlardan biri de döküman yönetim sistemleridir. Doküman yönetim sistemlerinin dijitalleşmesi sayesinde çevresel ve ekonomik olarak daha sürdürülebilir, zaman tasarrufu sağlayan çözümlere ulaşılabilir. Doküman yönetim sistemlerinin iş süreçlerini optimize etme konusunda birçok avantajı bulunur.
Kâğıtsız Ofis
Yapılan araştırmalara göre ortalama bir ofis çalışanı, yılda ortalama 10.000’e yakın kâğıt kullanıyor. Kâğıtların yaygın kullanımının sürdürülebilirlik üzerinde olumsuz bir etkisi olduğuysa bilinen bir gerçek. Bu sorunun önüne geçmek için şirketlerin doküman yönetiminde izleyebileceği kâğıtsız ofis çalışma yöntemi, ofislerde kullanılan kâğıt miktarını minimuma indirmeyi hedefler. Bu sayede dokümanlar daha sürdürülebilir ve az maliyetli bir şekilde saklanabilir.
Otomatikleştirilmiş İş Akışlarıyla Zaman Kazanın
Otomatileşmiş iş akışıyla belgelerin onayı ve yorumlanması gibi adımlar kendiliğinden yapılabilir. Bu sayede iş akışında zamandan tasarruf edilmiş olunur. Ayrıca fiziksel bir belgenin birden fazla kişinin eline ulaşması daha zahmetli ve vakit alıcıyken bir belgenin dijital olarak otomatik şekilde kişilerin önüne düşmesi daha kolaydır.
Verilere Anında Erişim Sağlama Avantajı
Bir belgenin fiziksel olarak bulunması ve incelenmesi kimi zaman zor olabilir. Doküman yönetimi sayesinde yıllar öncesinden kalan belgeler bile saniyeler içinde bulunabilir. Ayrıca belgeleri taramada kullanılacak araçlar sayesinde belgenin tümü incelenmeden direkt olarak ilgili yerlere gidilebilir.
Arşivleme ve Geri Kazanımda Kolaylık
Doküman yönetiminin şirketler açısından bir diğer avantajıysa yaşanabilecek olumsuzluklarda belgelerin bulut sistemi üzerinde kaydediliyor oluşudur. Elektrik kesintisi gibi durumlarda kısa süreler için yapılan otomatik arşivlemeler sayesinde veriler kaybolmaz ve geri kazanılabilir.
Siz de çevre dostu dijital dönüşüm projelerinden yararlanarak işletmenizin verimini artırmak istiyorsanız Bimser olarak sunduğumuz Synergy Low-Code Platform tam size göre. Tüm çalışanlarınızla birlikte dijitalleşme sürecine çok daha etkin şekilde dâhil olabilirsiniz. Hemen ücretsiz danışmanlık hizmeti alın ve süreçlerinizi optimize edin!
