KAMU’da Varlık Yönetiminin Önemi

Günümüz şartlarında Kamu Kurumlarımızda taşınır ve taşınmaz varlıklarımız ne kadar kontrol altında veya ne kadar doğru yönetildiği tam bir soru işareti maalesef. Yönetilme ihtiyacının daha doğru anlatılması ve anlaşılabilir olması gerektiğini düşünmekteyim. Kurumlarımız olarak en büyük yanılgımız aslında, kurumsal varlıkların yönetilmesi gerekliliğini bir fabrika tarzı, makinaların olduğu, üretim hatlarının bulunduğu yada tesisler gibi daha çok özel kuruluşlarca yapılması gereken bir yazılım yatırımı olarak görmelerinden kaynaklanmaktadır. Bu duruma etken bir başka yanılgı ise bu iş için ayrılacak olan yazılım bütçesinin kamu yararına olup olmayacağının, kurumlarda halen netlik kazanmaması olduğu görülmektedir. Aslında gözden kaçan en önemli konu, yazılıma ayrılacak olan bütçenin çok daha fazlasını, kontrol altında yönetemediğimiz varlıklarımızın, maliyetleri ile her yıl kurumlarımızın zarara uğramasının gözden kaçmasıdır. Bu duruma ek olarak ne yazık ki izlenebilirlik olmadığı için çoğu kurumumuzca zararın bilinemediği de ayrıca üzücü bir konudur.

Biz bu konuda sizlere Bimser ailesi olarak “BEAM” çözümümüz ile, bu gözden kaçan zararların farkındalığını yaratmak ve kurumlarımızda varlıklarımızı yönetmek için ayrılması gereken bütçenin, aslında kurumun kazanımı olarak geri döneceğini anlatmak istiyoruz. Nasıl mı?

Bu ihtiyacı, en temel sebebi ile ele alacak olursak eğer her kurumumuzda, taşınır/taşınmaz tüm varlıkların kurumsal hafıza oluşturularak izlenebilir yapıda kontrol edilmesi gerekliliğini göz önüne almalıyız. Hangi lokasyon da veya departmanda ne tür varlıklar olduğu, bu varlıkların kimlere zimmetli olduğu gibi bilgilere günümüz şartlarında çok hızlı bir şekilde ulaşılabilmesi gerekmektedir.

Kamu Kurumlarımız genel yapısı gereği tek “Genel Müdürlük” gibi yerleşik yapıya sahip olduğu kadar, dağınık lokasyona sahip olan, il/ilçelere dağılmış bölgeler, hatta yurtdışı bölge konumlanması veya hizmeti kapsamında varlık konumlandırılması ile de merkezi yönetilmeye en çok ihtiyaç duyulan yapıya da sahiplerdir. Beam çözümümüzü bu tür dağınık lokasyonlu kamu kurumlarımızın varlıklarının tek merkezi yapıda yönetilmesi, izlenebilmesi ve kontrol altına alınabilmesini sağlayacak bir çözüm olarak da konumlandırabiliriz.

Bugün gelinen noktada ne yazık ki bir birimin talebi doğrultusunda istenen bir varlık, daha önce verilip verilmediği veya verildi ise hurdaya ayrılıp ayrılmadığı gibi bilgilere ulaşmakta bile zorluklar yaşamakta kurumlarımız. Eğer yönetilen bir sisteme sahip olunsaydı, talebin değerlendirilmesi ve geçmişin izlenmesi çok rahat ve sağlıklı bir şekilde yapılabiliyor olacaktı. Bu duruma bir örnek daha verecek olursak eğer, kurumlarımızda ki toplantı salonlarını ele alabiliriz. Hangi yerleşkede veya birimde hangi toplantı salonları mevcut, toplantı salonunun da hangi marka modele sahip pc, klaye, mouse, projeksiyon gibi gerekli donanımların tanımlı olduğu, toplantı salonundaki bu ekipmanlardan bakımda ya da arızada olan varlıklar var mıdır gibi bilgilere biz bugün maalesef ilgili birimlerdeki sorumlu kişilerce ulaşabilmekteyiz. Çoğu zaman eksik bilgi ile toplantı gününde, projeksiyon cihazının çalışmadığı ya da arıza bakımında olduğu gibi sürprizlerle karşılaşabiliyoruz. Bu bilgiler için sistemde, toplantı salonuna tanımlanmış ekipmanların bakım ya da arızada olup olmadığı, toplantı içeriği kapsamında ilgili ekipmanlara sahip olup olmadıklarını merkezi yapıda görebiliyor olsaydık, işimizi daha hızlı ve kalite yaparak, yaşanacak olan aksaklıkları ortadan kaldırmamıza yardımcı olmaz mıydı?

Varlıkların yönetilmesi gerekliliği sadece kurumda birimlerde yer alan varlıklar ile sınırlandırmak doğru olmayacaktır. Her Kamu Kurumunda mutlaka olan ve takibi önem arz eden varlıklarımız, motorlu araçların bir sistem üzerinden yönetilmesi çok büyük bir önem arz etmektedir. Bu araçlarımızın 10 bin periyodik bakımı, arıza bakımları, yakıt takibi, km takibi, lastik değişimleri vs.. gibi bir çok takibi sistemden kolaylıkla yapabilirsiniz. Araçlarımız ile ilgili olarak kaç tanesinin aktif kullanımda olduğu, hangilerinin bakımda olduğu gibi anlık izlemeler ile araç ihtiyaç analizini ve görev dağılımını çok daha sağlıklı ve pratik olarak sağlayabilirsiniz.

Anlatmaya çalıştığımız 2 başlıkda bile aslında kurumumuzdaki varlıklarımızın yönetilmesi ve izlenebilir olmasının aslında bu tür bir yazılama ihtiyacı ortaya koymaktadır.

Bu işin aslında en çok kullanıma ihtiyaç duyulacak alanlarından biri olarak da, tüm IT (Bilgi İşlem) varlıklarınızın yönetilmesi gerekliliği ile ele alabiliriz. IT varlıklarınızı, talep ve arıza bildirimleri ile yönetebilir, bakım planlamaları ile en az kesinti ile hizmet kalitesini arttırabilirsiniz. Stok yönetimini koltuk altı ambarlar düzeyinde tanımlayabilir, kaçak kayıp önlemlerini alabilirsiniz. Sadece fiziki varlıkların yönetilmesi olarak da düşünmemeliyiz. Kurumda kullanılan yazılım varlıkları ve lisans takibini de bu sistemler aracılığı yapabilir, sistemden lisans bitiş süreleri veya garanti süreleri kapsamında uyarılar yapılarak zamanında müdahale ile maliyet kontrolü sağlayabilirsiniz. Ayrıca sanal sunucuların bakımı, güncellemesi ve buna bağlı iş emirleri ile görev dağılımlarının yapılmasını da sağlayabilirsiniz. Yapılan her işlemin ve yapan kişinin yaptığı işlemleri sistemde takip edebilir, çalışma sürelerini ölçebilirsiniz.

Kurumumuzda tanımlı olan varlıklarımız ile ilgili iş talepleri veya iş emirleri ile bakım faaliyetlerini yönetirken, çalışan personellerin harcadığı eforu hem süre olarak hem de maliyet olarak ölçeklendirebilirsiniz.

Aslında en baştan beri vurgulamaya çalıştığımız varlıklarımızın yönetilmesi sadece bir yazılımda tanımlanması değildir. Taşınır/taşınmaz fark etmeksizin her varlığın, yaşam döngüsü içerisinde ki bakımları ve talepleri doğru bir kaynaktan yönetilmelidir. Bu sayede gözden kaçan, stok yönetimine bağlı kayıp/kaçak, yıl içerisindeki varlığın maliyetini aşan arıza giderleri, hizmet alımı ile sağlanan taşeron çalışmalarının sistemde değerlendirilmesi ile maliyet analizini yaparak, doğru hizmetin alınması gibi sayamadığımız çok daha fazla sebep kapsamında maliyet kazanımının sağlanması hedeflenmektedir. Bu anlattığımız örnek ihtiyaç durumları göz önüne alındığında bile aslında, kaçınılan yazılım bütçesinin çok üstünde gider maliyetimizin oluştuğunu göreceksiniz.

Biz Bimser ailesi olarak sektörde kendisini kanıtlamış olan BEAM çözümümüz ile kamuda gözden kaçan bu ihtiyacı çözüme kavuşturmaya hazırız. Yerli ve Milli yazılım çözümlerimiz ile dijital dönüşümde yetersiz ve eksik kalan tüm ihtiyaçlarınıza doğru çözüm/çözümler ile talibiz.