Her ölçekte şirket için giderek önem kazanan bir yapıyı oluşturan bilgi ve doküman yönetimi uygulamaları, şirketin bütününde 360 derece faydayı beraberinde getiriyor. Bunun ilk akla gelenleri ise çevreci BT uygulamaları ve şirket hafızasının güçlü bir biçimde oluşturulması. Bu konuda BT şirketleri; kapsamlı uygulamaları, gerek yazılım, gerek donanımla, gerek kendi çözümleri, gerekse dağıtıcısı olunan şirketlerin deneyimleri şeklinde müşterilerine sunuyor, ihtiyaçlara göre geliştirme ve uygulamalar da yapılıyor.
Bilgi ve doküman yönetiminde gizlilik ve güvenlik önemli bir başlığı oluşturuyor. Biznet Bilişim Genel Müdür Yardımcısı ve Baş Danışmanı Haluk Aydın, bilgi ve dokümanların güvenliğinin sağlanması ve güvenli iletimi ile ilgili çözümler sunarken, e-imza, kriptolama ve Kayıtlı Elektronik Posta teknolojileri ekseninde de çalışma yaptıklarını belirtti. Kayıtlı E-Posta Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS) olarak çalıştıklarını söyleyen Aydın, Türkiye Noterler Birliği’nin KEP altyapısının da geliştiricisi olduklarını hatırlattı. Konu e-imza olduğunda, E-Güven de bilgi ve doküman yönetiminde e-imzayla bütünleşik yapılara ek olarak, bilgi güvenlik çözümleri ile öne çıkıyor. Buna örnek olarak gizlilik gerektiren belgelerin güvenli alışverişini sağlayan ‘Brainloop’, imza yönetimini düzenleyen ‘İmzala-Gönder’ çözümlerini gösteren E-Güven Genel Müdürü Can Orhun, şu detayları paylaştı:
“İmzala-Gönder ile mobil veya elektronik imza ile imzalanan dokümanın başka kişi ve sistemlere aktarılabilmesi ve sistemde tanımlı kullanıcılar arasında dolaşımı sağlanır. Brainloop da bir belgenin gerek şirket içindeki çalışanlarla gerekse coğrafi olarak uzak alanlarda çalışanlarla etkili biçimde belge paylaşılmasına imkan verir, yetki sınırlandırmasıyla da casusluk ve bilgi sızdırılmasına karşı koruma sağlar.”
Uçtan uca çözüm zinciri
Bilgi ve doküman yönetiminde tarama önemli bir başlığı, ilk adımı oluşturuyor, ama sunulan çözümlere bakıldığında tarama, aslında buzdağının sadece görünen yüzü. Geniş format tarama ve baskı çözümlerini, profesyonel baskı ve ofis çözümlerini, bunların verimliliğini artıran yazılım çözümlerini sunan Canon Eurasia DIMS Ürün İş Geliştirme Müdürü İbrahim Aydoğan, bilgi ve doküman yönetimi alanında temel ürün grubu DIMS (Document Image Management Systems- Doküman ve Görüntü Yönetim Sistemleri) ile şirketlere ulaştığını söylüyor. Bu da, uçtan uça bilgi ve doküman yönetimi olanağını şirketlere sunuyor. Bilkom da, grafik ajanslarından yayıncılığa, eğitimden belge otomasyonuna çok geniş bir perspektifte, Adobe ürün segmentlerinin tüketici ile buluşmasını sağlıyor. Belge üretimi ve takibinde bir ISO standardı haline gelen PDF’in kullanım yaygınlığına işaret eden Bilkom Yazılım Ürün Yöneticisi Mert Saka, ekledi: “Adeta bir ‘İsviçre Çakısı’ olarak niteleyebileceğimiz Acrobat, son sürümü ile kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamanın yanı sıra, BT yöneticilerinin de işini kolaylaştırmayı amaçlayan bir dizi yeni özellik sunuyor.”
Mitasan Büro Makinaları Teknik Destek Müdürü Nezih Muti, Türkiye dağıtıcısı oldukları Sharp’ın bilgi ve doküman yönetimi konusunda ürettiği siyah-beyaz ve renkli tarayıcıların bu başlıkta öne çıktığını belirtti. Muti şöyle devam etti:
“Günlük fotokopi ve yazıcı işleri yapılırken, cihazlardaki farklı özellikler ile doküman yönetimine de katkı sağlanıyor. Sharp ürünlerinde yapılan tarama işleri yüksek güvenlik sistemleri ile korunurken, Sharp OSA arabirimi ile üzerinde geliştirilebilen yazılımlar ile kişiye, kuruma özel çözümler üretilebiliyor. Bu ürünler, bulut mimarisi çözümleri ile de uyumlu çalışıyor.”
Turcom Yazılım Satış Müdürü Serkan Esen, üç farklı doküman yönetim sistemi yazılımı ve buna bağlı arşivleme sistemleri ile her türlü kurumsal ihtiyacı karşıladıklarını belirtirken, Turkcell Global Bilgi İç Denetim ve Bilgi Güvenliği Müdürü Temel Tokgöz, dokümanların hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde organizasyonunu, yönetim ve erişimini sağlamak adına bir doküman yönetim sistemi kullandıklarını vurguladı. Xerox Türkiye Hizmetler ve Stratejik Müşteriler Operasyonu Direktörü Gülçin Uysal da sunumları hakkında şu bilgileri verdi:
“Bir dokümanın yaratılmasından imhasına kadar geçen tüm süreç yönetimini kapsayan bilgi ve doküman yönetimi hizmetlerimiz; dokümanların sınıflandırılması, yönetilmesi, müşterilere gönderilen her tür basılı ya da elektronik dokümanın üretilmesi ve iletilmesi, müşterilerden gelen dokümanların işlenmesi, şirket dokümanlarının sayısal ya da fiziksel ortamda saklanması şirketlerde kullanılan çok fonksiyonlu ofis cihazlarının bakım ve yönetimine yönelik çözümleri kapsar.”
İşleyen dev arşiv sistemi
Doküman yönetiminde, farklı departmanların kayıt tutma sistemlerinin bütünleştirilmesinden ayrıntılı sınıflandırma seçeneklerine kadar kapsamlı ihtiyaçlar gündeme geliyor. HP Kıdemli Satış Yöneticisi Fatma Gültekin Mıdık, bu kapsamda basılı verilerin sayısala aktarımı, bilgilerin optimize edilerek sınıflandırılması ve önceliklendirilmesi noktasında yer aldıklarını belirtti. Verinin içeriğinin okunması ve analiz edilmesi konusunda 2011’de bünyeye katılan HP Autonomy çözümlerinden yararlanıldığını belirten Mıdık, şu detayları da paylaştı: “HP, Autonomy IDOL teknolojisi ile bütünleştirilen HP Vertica Analiz Sistemi ile sektörün yapısal ve yapısal olmayan veri analizini birleştiren ilk çözümü IDOL 10’u geliştirdi. Bu; sosyal medya, e-posta, metin ve forum mesajları ile videolar gibi yapısal olmayan verilerle dokümanlar ve abonelik formları gibi bilgisayarların anlayabileceği verileri birleştiren bir iş zekâsı analiz sistemi olarak tasarlandı.”
Bimser Çözüm Genel Müdürü Sedat Babalık, doküman yönetimi modülü, iş akış yönetimi modülü, belge yönetimi modülü, arşiv yönetimi modülü, sayısallaştırma ve OCR desteği, elektronik form yönetimi, e-yazışma desteği, e-imza ve mobil imza desteği, mobil kullanım desteği, çoklu dil kullanım desteği, gelişmiş API ve bütünleştirme desteği şeklinde sıraladı.
Aksis Genel Müdürü Burak Müjdeci, ‘bilgi ve doküman yönetimi’ alanında kağıtsız ofis ortamını sağlayan, uçtan uca çözümler hayata geçirdiklerini belirtti. Bu çözüm kapsamında sunulan hizmetler de çok çeşitli: Kurumsal İçerik ve Süreç Yönetimi, İçerik Analizi, Doküman Tarayıcılar, Akıllı Form Okuma, Faks Yönetimi, Görüntü Tarama ve İşleme, Akıllı Form ile Veri Toplama ve Servis Büro. Bu kapsamlı yapıda Aksis, Türkiye’de temsilciliğini yaptığı IBM, Kodak, Adobe, Microsoft, DC, Atalasoft Kofax, Zetafax ve TIS’in yeniliklerini sunuyor.
Bimsa; doküman yönetimi alanında kurumsal içeriğin düzenli şekilde saklanması ve arşivlenmesi, bulunabilirliğinin artırılması, dokümanların ilgili süreçlerden geçirerek doğru kişiler tarafındandan revize edilip şirket bünyesinde yapısal bilgiyle uygun şekilde eşleştirilmesi, fiziksel kayıtların sayısal kayda çevrilerek indekslenmesi ve sınıflandırılması alanında hizmetler ve çözümler sunuyor. Böylece bilgilerin, ERP veya CRM sistemleri gibi şirket süreçleri sonucunda oluşan veriyle bütünleştirilmesini sağladıklarını belirten Bimsa Çözüm Yöneticisi Barış Büyüktanır, şu detayı paylaştı:
“Kolay bulunabilirlikten bir sonraki adımda ise yapmış olduğumuz şey bu veriye her türlü ortamdan ve kullanıcının alışkanlıklarını değiştirmeden erişimin sağlanması. Dokümanlar ve bilgiler oluşturmuş olduğumuz havuzda eşleştirildikten sonra, kullanıcılar halihazırda kullandıkları arayüzleri kullanmaya devam ederek alışkanlıklarını hiç değiştirmeden, hatta herhangi bir içerik yönetim sistemi kullandığından bile habersiz olarak kurguladığımız sistemler yoluyla verimlilik artışı kazanıyorlar.”
Çözümde esneklik
Birikim Otomasyon Sistemleri Satış Müdürü Elif Durgan, tüm içerik ihtiyacının tek noktadan, güvenilir biçimde çözülmesi hedefi ile yurtiçi ve yurtdışı iş ortakları ile anahtar teslim çözümler sunduklarını belirtti.
Kurumsal hafızanın temeli olan bilgi ve doküman yönetimi, birçok bileşene sahip, yazılı ve görsel içerikleri de barındırıyor. Bunların iş akışlarına, departmanların ihtiyacı olan süreçlere göre ayrıştırılıp saklanabilmesinin önemine işaret eden İnnova İş Çözümleri Yöneticisi Feyza Narlı, sundukları ‘Documents İnnova Elektronik Belge, Süreç ve Arşiv Yönetim Sistemi Çözümü’ ile etkin bilgi ve belge yönetimini sağladıklarını vurguladı. Narlı, sistemi, ‘dosya depolama ihtiyacı için veritabanı ve dosya sistemi arasında seçim yapılabilmesini sağlayan esnek bir çözüm’ olarak tanımladı.
Navigator İş Uygulamaları Yöneticisi Melike Ayköse, sundukları çözümlerle içeriği verimli kullanma yöntemlerini ortaya koyduklarını belirtti. Organizasyon bünyesinde kurulan kurumsal içerik yönetimi sistemi ile olası hataların ortadan kaldırılması, iş süreçlerinin kontrollü ve hızlı ilerlemesi, bilgi ve belgelere kolay erişim sağlanması ve sayısal arşiv altyapısı ile tüm kurumsal içeriği tek bir merkezi platformda toplanıp yönetilmesi mümkün olabiliyor.
Ortamdan imhaya uzanan süreç
Bilgi ve dokümanların arşivlenmesinde ortam koşullarını dikkate alarak hareket etmek bir gereklilik. Bu yüzden Sentim’de bilgi ve doküman yönetme işi, birkaç başlık altında değerlendiriliyor. Sentim Arşiv ve Doküman Yönetimi Satış Müdürü Serkan Kuralkan, fiziksel arşiv için nem dengeleme sistemleri, yangın algılama ve gazlı olarak söndürme sistemleri kullanılarak arşiv merkezlerinin kurulması, mevcut arşivlerin de nem dengeleme sistemleri, yangın algılama ve gazlı olarak söndürme sistemleri kullanılarak yenilenmesine dikkat çekti. Sentim Arşiv Projeler Müdürü Engin Kılıçarslan da arşiv yapısında şu önemli eklemeleri yaptı:
“Analog ortamda bulunan arşivlik malzemenin kopyası; uygun teknoloji ürünleri kullanılarak TSE 13298 standartlarında belirtilen kriterler doğrultusunda sayısal ortama aktarılır. Osmanlıca olanların özet ya da tam transkripsiyonları yapılır. Türkçelerin indeks bilgileri sisteme kayıt edilir. Ayrıca sayısal ortama aktarılmış kopyalardan uygun teknoloji
ürünleri kullanılarak dünya arşivcilik standartları doğrultusunda minimum 500 yıl saklama kapasitesine sahip mikrofilm arşivinin oluşturulur.”
Peki ya işi biten belgenin imhası? Bu da aslında bilgi ve doküman yönetiminin önemli bir başlığı. Reisswolf Türkiye Güvenli İmha Direktörü Deniz Eraydın, bilgi ve belge yönetimi sürecinde önemli bir bölüm oluşturan ‘güvenli veri imhası’na şu sözlerle dikkat çekti: “Saklanma gerekliliği kalmamış evrak ve diğer veri ortamlarının güvenli imhası hizmetini sunuyoruz.” Şirket bu kapsamda kurumsal ve kişisel bilgiler içeren, yetkisiz kişilerin eline geçmesi istenmeyen evrak, form, data kartuş, sabit disk gibi ortamların kapalı bir güvenlik zincirinde toplanması, TSEN 15713 standardında parçalanıp sertifikalı imhasını üstleniyor.
Cem H. Bektaş: “KOMPLE DOKÜMAN YÖNETİMİ ZAMANI”
Nuance Türkiye -Servodata Genel Müdürü Cem H. Bektaş, doküman yönetim sistemlerinde Nuance markasının sunduğu yapıyı şöyle anlattı:
“Bilginin sayısal ortama aktarılmasıyla sayısal dokümanlar elde edilir. Bu noktada Nuance markasının PaperPort Pro, Omnipage ve PDF Converter ürünleriyle komple doküman yönetimine uygunluğumuz var. PaperPort Pro üzerinden bütünleştirilen OCR yazılımı kullanıcılarının taranmış evraklarının üzerinde düzenleme ve değiştirme olanakları sunar. Arka planda sessiz olarak çalışan akıllı bileşenleri ofis hayatını kolaylaştırır.”
Dumrul Alçıcı: “ARŞİV MERKEZİ İLE İLETİŞİM BAĞI”
Iron Mountain Arşivleme Hizmetleri; fiziksel ortamdaki bilgi ve belgelerin yönetimi ile ilgili hemen hemen her süreçte çözümler sunuyor. saklama hizmetini; gerek Türkiye gerekse uluslararası güvenlik ve saklama normlarına uygun özellikleri sahip arşiv merkezlerinde verdiklerini belirten Iron Mountain Türkiye Başkan Yardımcısı Dumrul Alçıcı, şöyle devam etti:
“Tesislerimiz içinde özel odalarda şirketlerin sunucu, PC ve laptoplarına ait fiziksel Media-Back-Up kartuşlarının cihaz türüne uygun koşullarda saklanması hizmetini de sunuyoruz. Ayrıca proje süreçlerinde özel kutu tedariği, belgelerin tasnif edilerek kutulanması ve bu kutuların araç filomuz ve kadrolu sürücülerimizle tesisimize taşınmasına yönelik operasyonel bazda ‘Destek Hizmetlerimiz’de bulunuyor. Şirketlerin belgelere geri dönüşünü kolaylaştırmakta ise, talebe bağlı olarak, arşiv kutusu ya da içinde yer alan dosya veya belgelerin zaman yitirilmeden fiziksel olarak ulaştırılması da, yine araç filomuzla sağlanıyor. Tarama yöntemi ile belgelerin sayısallaştırılması hizmetimiz de var.”
Atalay Aktaş: “DEĞERLİ BİLGİLER KONTROL ALTINDA”
Microsoft doküman yönetimi konusunda SharePoint platformu üzerinde sunduğu çözümler ile dağınık ve yönetilemeyen ortamlardaki içeriğin merkezi olarak yönetilebilmesini, şirket içinde herkesin içeriklere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilmesini sağlıyor. Microsoft Türkiye İş Üretkenliği Çözümlerinden Sorumlu Ürün Yöneticisi Atalay Aktaş, bu çözümleri ile hem şirket içi performansın artırıldığına hem de şirket için değerli bilgilerin kontrol altına alınıp yönetilebildiğine işaret etti. Aktaş, SharePoint’in sunduğu diğer faydaları da şöyle sıraladı:
“Kurumsal bilgilerin düzenlenerek sınıflandırılması, doğru bilgilere hızlı erişimi sağlayan arama olanaklarını içermesi, değerli bilgilerin korunması, yetkisiz kullanıma karşı erişimin kolayca yönetilebilmesi ve dokümanlar üzerinde birlikte çalışma olanaklarıyla içerik üretiminin hızlandırılması bu yapıda öne çıkıyor.”
Kaynak: BTHaber
