DİJİTAL DENETİME HAZIR MISINIZ ?
Tüm Türkiye ve dünyada görülen Covid-19 küresel salgını sebebiyle, evden çalışma düzenine alışmaya çalışıyoruz. Hal böyle olunca yerinde yapılması zaruri işleri sanal ortamlarda gerçekleştirmemiz gerekiyor. Toplantılar, sunumlar, eğitimler insanlarla etkileşim halinde olduğumuz çoğu aktiviteyi çeşitli ortamlarda verimli bir şekilde gerçekleştiriyoruz.
Geçtiğimiz günlerde Bimser olarak yaşadığımız farklı bir deneyimi paylaşmak istiyorum. Sahip olduğumuz eBA ürünümüz ile birlikte geliştirdiğimiz “TS 13298:2015 Elektronik Belge Yönetim Sistemi” sertifikasının süresi bitmek üzere olduğu ve daha önceden TSE ile denetim için planlama yaptığımız için ertelemek istemedik. Bu seneki denetimimizi sanal ortamda yapmaya karar verdik .
EBYS ile ilgili teknik denetime geçmeden önce her zaman yapılan “üretim yeri inceleme raporu” aşamasında cevaplandırılması gereken “marka tescil belgesinin geçerlilik süresi, personel şartları ve nitelikleri, belgelendirme standardı ile ilgili yasal mevzuatların ulaşılabilir olması” gibi sorular yer almaktadır. Buradaki kısım en hızlı sunabildiğimiz alanlar içerisinde yer aldı. Bizler şirket olarak geliştirmesini ve AR-GE’sini yaptığımız eBA, QDMS, BEAM ve Ensemble ürünlerimizin ilk müşterisi ve en aktif kullanıcılarıyız. Yukarıda belirttiğim soruların cevaplarını eBA Doküman Yönetimi’nde yetkilerimiz çerçevesinde sakladığımız için hızlı bir şekilde gösterebildik.
Bir diğer önemli kısım ise “yazılımın yaşam döngüsü içerisindeki analiz, tasarım, kodlama ve test aşamaları ile ilgili yazılım talimatı, test talimatı, bakım talimati vb. yardımcı dokümanlar”, “yazılımda hata/talep/şikayet gibi farklı nedenlerden dolayı yapılacak değişiklikler ile ilgili düzeltici/önleyici faaliyetler” için ise QDMS (Kalite | Entegre Yönetim Sistemi)’ni kullanmaktayız. Burada kritik nokta; talimat, prosedür ve yazılım standartlarımız için QDMS Doküman Yönetim Sistemi’ni kullanıyoruz.
Yazılımlarımız ile ilgili talep, şikayet ve isteklerin izlenildiği ve ilgili döngünün ispatı için ise eBA İş Akışı üzerinde geliştirilmiş “yazılım analiz ve geliştirme” sürecimizi kullandık.
Herhangi bir uygunsuzluk oluşmadan teknik sorular ile birlikte denetimimizi sonuçlandırdık.
Buradan çıkarmamız gereken sonuç dijital ortamlarda bu belgeler, kayıtlar, talepler tutulmuyor olsaydı Bimser olarak TSE tarafından sertifikalandırılan 20 firmadan biri olamayabilirdik.
Fiziksel ortamlarda ve kişisel bilgisayarlarda tutulan her kaydın bizler için ne kadar problem yaratabileceğini, kurumsal hafızanın oluşmasında engel teşkil ettiğini, hızlı ve doğru ulaşımı zorlaştırdığını biliyoruz.
Bilgiye kısa sürede ulaşılmasını, bilginin paylaşılmasını ve bilgi güvenliğini sağlamak, kurum dışından kurum içi dokümanlara erişim, defalarca kopya oluşturmayı engellemek, tek noktadan erişim için çözümlerimiz ile sizlere destek sağlamaya hazırız, ya siz?
