• Gelen Giden

    Evrak Yönetimi

Gelen Giden Evrak Yönetimi

Gelen Giden Evrak Yönetimi

Her kurumun, iş yapma biçimine göre ürettiği ya da diğer kurumlardan ya da sistemlerden edindiği bilgileri, belgeleri ve dokümanları yönetme, geçmiş bilgilere ulaşma, mevcut işi yapabilme ya da geleceğini planlayabilme ihtiyacı var. Bimser’in eBA Gelen Giden Evrak Yönetimi çözümü tam bu noktada devreye giriyor ve bu ihtiyaçlarınıza çözüm oluşturuyor.

Doküman yönetim sistemini; dokümanların oluşturulması, versiyonlanması, uygun süreçler ile doğru zamanda doğru kişilere ulaşması, arşivlenmesi ve zamanı geldiğinde imha edilmesi gibi dokümanın tüm yaşam döngüsünü yönetmek olarak açıklıyoruz. Bu yaşam döngüsünün yönetilmesinde gelen ve giden evrak yönetimi süreçleri önemli rol oynar.

Gelen ve giden evrak yönetimini kurum içi ve kurum dışı operasyonlar olarak değerlendirmek mümkün. Kurum içi, birimler arası iletilen belgeler, gönderen birim için kurum içi giden evrak niteliği taşırken havale edilen birim için kurum içi gelen evrak niteliği taşır. Kurum dışı olarak yapılan kurumlar arası yazışmada da benzer kurgu ile yazıyı yazan kurum için bu belge kurum dışı giden evrak niteliği taşırken yazıyı alan kurum için kurum dışı gelen evrak niteliği taşır. Dokümanlar, belgeler bu süreçler ile kurum içi ya da dışı dağıtılarak ta ki arşivlenip imha edilene kadar yaşam döngülerine devam eder.

Gelen Evrak

Gelen Evrak

Kuruma elden, kargo, posta, faks, KEP, mail gibi birçok kaynaktan kurum içi ya da dışı, fiziksel ya da elektronik dokümanlar, belgeler gelir. Bu dokümanların yoğunluğu hangi seviyede olursa olsun yönetilmesi gerekir.

Bimser’in eBA Belge, Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemi çözümünün Gelen Evrak modülü ile; kuruma gelen evrak fiziksel ise taranarak, elektronik ise direkt sisteme kazandırılabilir. Gelen dokümanlar sisteme kazandırılırken otomatik kurum kültürüne göre numaralandırılabilir, bir sayı alabilir. Barkodlama yapılarak yaşam döngüsü bu barkod ile yönetilebilir. Taranan doküman OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) gibi yöntemler ile indekslenerek içerik aramasına uygun hale getirilebilir.

Doküman sisteme kazandırılırken etiketleme yapılarak belge tarihi, kuruma geliş tarihi, geliş yöntemi, hangi kurum, kişi ya da tüzel kişilikten geldiği, konusu, aciliyeti, standart dosya planındaki (SDP) yeri ve bilgi ya da gereği olarak dağıtım listesi bilgileri ile saklanmış olur. Gelen evrak kayıt defteri raporlanabilir ve yönetilebilir hale gelmiş olur.

Dağıtım birimlere, kişilere elektronik olarak yapılır. E-posta, mobil cihazlar ya da sistem üzerinden erişilebilir hale gelir. Gelen evraka belli bir tarihe kadar cevap yazılması gerekiyor ise sistem ilgili kullanıcılara uyarılar/hatırlatmalar yaparak uygulama üzerinden cevap yazısı yazmayı mümkün kılar. Gereği olarak dağıtım listesinde bulunan birimler, kişiler dokümanı ihtiyaca göre diğer birim ve kişilere yönlendirebilir. Gerekli adımda imha planları uyarlanmış standart dosya planındaki yerini alırlar ve zamanı geldiğinde imha planına uygun şekilde imha aksiyonları uygulanır.

Giden Evrak

Giden Evrak

Kurumlar iş yapma biçimlerine göre diğer kurumlarla ya da birimler arası iç yazışma ya da dış yazışma yapar. TS13298 resmi yazışma usul ve esaslar standardına göre yazışma yapmayı benimsemiş olsun ya da olmasın giden evrak yönetimi yapılır.

Bimser’in Belge, Doküman ve İş Akışı Yönetim Sistemi Çözümü’nün Giden Evrak modülü ile, tanımlanmış şablonlar kullanılarak ya da şablon kullanmadan, hızlı ve kolay kullanım ile konu, muhatap (yazının gönderileceği kurum/kurumlar ya da birim/birimler), parafçılar, onaycılar, olur verecekler, imzacılar, yazı içeriği, ekler, ilgiler gibi bilgiler girilerek TS13298 standardına uygun yazılar üretebilirsiniz. Bu bilgiler ile giden evrak kayıt defteri raporlanabilir ve yönetilebilir hale gelir.

Yazı parafçılar, olur verecekler, onaycılar ve imzacılara elektronik olarak sistem üzerinden iletilir. İmzacılar, elektronik imza ya da mobil imza ile zaman damgalı olarak 5070 sayılı elektronik imza kanununa uygun olarak nitelikli imza atılabilir.

Yazı otomatik olarak giden evrak sayısı alabilir. Elektronik Yazışma Paketi (EYP) Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden karşı kuruma resmi olarak iletilir ve KEP delilleri sistem üzerinden izlenebilir.

Yazı üzerine kare barkod, doğrulama linki ve doğrulama kodu basılarak, yazıyı alan kurum barkod ya da bu doğrulama kodu ile yazı gerçekten ilgili kurum sisteminden mi çıkmış kontrolü yapabilir.

Yazılar arası ilişkiler kurularak hangi giden evrak hangi gelen evraka cevap olarak gönderildi sorusuna cevap olur.

Elekronik Belge Yönetim Sistemi

Elekronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

eBA Elekronik Belge Yönetim Sistemi (eBA EBYS) ile; TS13298 Resmi Yazışma Usul ve Esaslar Standart’ı ile uyumlu, Devlet Teşkilatı Veritabanı (DTVT) ile entegre, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun, Elektronik Yazışma Paketi (EYP) üretip, belgelerin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden gönderilmesi sağlanır. Ayrıca kurum KEP adresine gelen belgelerin içeride ilgili birim veya kişilere havale edilmesi sağlanır.