Kamuda Stratejik Planlamayı Kitap ve Web Sayfası İçerikleri Olarak Değerlendirmeyi Bırakmalıyız

Kamu Kurumlarımız, ne yazık ki “Stratejik Planlama” süreçlerine 4 veya 5 yılı kapsayacak bir kitap ve web sayfasında yayınlanacak PDF olarak bakmaktadır. Aslında işin içeriğine bakılırsa birim/departmanda yapılan, kurumun orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans göstergelerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarının belirlenmesi gibi kapsamlı bir çalışmanın, raflarda yer alacak bir kitap veya webdeki yayınlanan PDF’lerde kalması, çalışmaya olan yanlış bakış açısını kanıtlar niteliktedir. Peki bu yapılan çalışma karşılığında izleme, takip, güncel veriler ile durumu analiz etme yeteneğimizi de bu kitaplarda bırakmış olmuyor muyuz? Çoğu kurumumuz bu yaklaşımda iken bir de aslında bu kadar önemli dataların Word veya Excel’de kurumsal hafızadan uzak bir yapıda tutulma durumları da mevcut. Kurumlarımızın amacı ne yazık ki, günü kurtarmak ve istenilen raporlamaları bir şekilde verebilme düşüncesi ile olaya bakmaktan öteye gitmemektedir.

Kamu Kurumlarımız bu bakış açısını değiştirmeli ve günümüzde bu denli önem arz eden bu stratejik planlamaların, bir otomasyonda yönetilmesini hedef haline getirmelidir. Kurum olarak 4 veya 5 yıl ilerisi için hedefler koyabildiğimiz ve bunları yönetmeyi planladığımız bir çalışmanın kontrolü ancak ve ancak bir otomasyon ile sağlanabilir. Bu bilinci ve bakış açısını yakaladığımızda, kurumlarımızın her zaman dile getirdiği “Özel Sektör bizden çok ilerde” söylemi de aslında geride kalacaktır. Çünkü ülkenin yapı taşları, halka hizmet eden kurumlarımızın, “Özel Sektör ilerde” algısını değiştirerek, aslında onlara örnek olma konumuna geçmeyi çok daha fazla hak etmektedir.

Bu dönüşüm için ise kurumlarımızın orkestra görevini görecek, süreç performans yönetimi ve stratejik planlamalarını yapabilecekleri çözümümüz olan “Ensemble”, sizi sektörde bir adım öne taşıyacaktır. Bu işin en temelinde, kurumsal hafıza kapsamında düşünüldüğünde, kurumunuzdaki tüm süreçlerinizi modelleyerek bu dönüşüme başlayabilirsiniz. Modelleme yaparken, kaynak yönetimi, yetkinlik yönetimi, fırsatların belirlenmesi, risklerin ilişkilendirilmesi, sorumluların atanması gibi birçok data ile süreçlerinizin olgunluk seviyesini arttırabilirsiniz. İş sadece modelleme ile kalmamalı tabi ki. Bu işin aslında odak noktası olan Stratejik Hedeflerin belirlenmesi, o hedeflere uygun amaçların ve faaliyetlerin belirlenmesi ve buna uymaya engel olabilecek riskleri belirleyerek planları yapmak gerekir. Riskleri bu aşamada en küçük yapı taşı olan faaliyetler/hizmetler/kaynaklar/yasal bağlayıcılara indirgeyerek analiz edilmesi hedeflere ulaşabilmek açısından kendimizi daha güvende hissetmemizi sağlayacak, 4 veya 5 yıllık süreler içinde sürprizlerle karşılaşmamamızı sağlayacaktır. Sistemi, her şeyin tanımlanması ve kurumsal hafızanın oluşturulması için kullanılan bir yapı olarak düşünmemeliyiz. Girilen ve tanımlanan bu veriler ile hedeflerdeki göstergelerinizi, sorumlular aracılığı ile ya da kuruma ait uygulamalar içerisinden entegrasyonlar ile çekerek, belirli periyotlarla da beslenmesini sağlayabiliriz. Bu veriler, hedefe ulaşımdaki yerimizi, kümülatif ve periyodik veriler ile izleyebilmeye olanak sağlayacaktır. İzlemenin en büyük artılarından biri ise hedefe ulaşımda oluşacak bir aksaklığı görme ve buna bağlı aksiyonların alarm düzeyleri seviyesinde otomatik tetiklenmesi ile gerekli önlemlerin zamanında alınmasını sağlayabilirsiniz. Ayrıca canlı veriler üzerinden stratejik planlarınızı izleme, kurum hedeflerini yerine getirmede size yol gösterici olacaktır. Bu sayede sapmalar karşısındaki önlemlerinizi sistemsel olarak yönetebilecek bir altyapıya sahip olacaksınız.

Durumu özetleyecek olursak eğer, kurumlarımıza ait stratejik planlamalarımız, raflarda yer alan somut varlıklardan, canlı, yaşayan datalara dönüştürülmeli, sürdürülebilirliği sağlamalı ve anlık olarak raporlamalar ile hedeflerdeki yerimizi görmemizi sağlayan bir yapıya geçirilmelidir. Bu dönüşüm yolculuğunda “Bimser Çözüm” ürün ailemizdeki “Ensemble” çözümümüz, sizi hedefe en hızlı şekilde ulaştırmaya hazırdır.