• Satın Alma ve

    Tedarik Zinciri Yönetimi

Satın Alma Yönetimi

Satın Alma ve Tedarik Zinciri Yönetimi Yazılımı: BOYSWEB

Satın Alma Yönetimi (E-Satın Alma)

Satın alma yönetimi nedir, nasıl yapılır?

Bir malzeme veya hizmetin talep edilmesinden ambara girişine kadar geçen süreçlerin yönetildiği sistemi satın alma yönetimi olarak adlandırıyoruz. Her şirketin kendisine uygun şekilde belirleyeceği kurallara göre satın alma süreçleri iş akış uygulaması üzerinde tasarlanarak şirketin kullanımına hızlıca sunulur. Bununla birlikte mesajlaşma ekranı sayesinde talep eden ile satın alma departmanı arasındaki yazışmaların kayıt altına alınması mümkündür. Satın alma sürecinin performansını takip etmek için çok önemli olan KPI (Anahtar Performans Göstergesi – Key Performance Indicator) verileri ise dashboard ekranlarında gösterilerek performansın izlenmesi sağlanır.

Bimser’in Satın Alma Otomasyonu Çözümü sayesinde, genel olarak satın almada bulunan tüm dışa aktarımı sağlanan formları (Talep Formu, Teklif Formu, Sipariş Formu, Kalite Kontrol Formu, Malzeme Giriş Formu vb.) firmanıza özel dizayn edebiliriz. Teklif şablonunu oluşturduğunuz anda ilgili firmalara ister excel formatta ister pdf formatta mail yolu ile ulaştırabilirsiniz. Uygulamadan almış olduğunuz teklif excel şablonuna, teklif veren firmanın göndermiş olduğu teklif bilgilerini girip teklifleri sisteme excel formatı ile yükleyebilirsiniz. Ayrıca hazırlamış olduğunuz teklif değerlendirme kaydını uygulamadan excel formatında dışa aktarımı sağlanabilmektedir. Siparişlerinizi oluşturduğunuz anda ilgili firmaya, firmanıza özel dizayn edilmiş Sipariş Formu mail yolu ile gönderimi işlemlerinizi hızlandırarak gereksiz vakit kaybının önüne geçer. Talep, teklif, teklif değerlendirme, sipariş ve teslim tesellüm işlemlerinin her biri için ayrı ayrı doküman girilebildiği gibi talepte eklemiş olduğunuz dokümanlar teklif, sipariş ve teslim tesellüm aşamalarına da taşınabilir. Talep üzerinde yetkilere bağlı olarak, malzemenin güncel ambar bilgilerine erişilebilir. Talep üzerinde ve teklif isteme sürecinde yetkilere bağlı olarak ilgili malzemenin geçmişteki tüm satın alınan firma / son satın alınan firma ve tüm alınan teklif bilgileri / son teklif alınan firma bilgilerine erişilebilir. Satın alma listelerinde bulunan detaylar seçeneği ile İlgili talep için alınan tekliflere, siparişlere, malzeme girişine kolayca ulaşma imkanı bulunmaktadır. Ambar girişi yapıldıktan sonra Alış İrsaliyesi olarak mevcut ERP sisteminizin muhasebe modülü ile entegrasyon sağlayarak ilave iş tekrarından kurtulmak mümkündür.

Satın Alma Süreci İş Akış Şeması

BOYSWEB çözümünün Satın alma süreci talep ekranı ile başlayarak malzemenin ambar veya depoya girişine kadar aşağıdaki belirtilen süreçlerinden geçerek akışını tamamlar.

  • Talep
  • Teklif İsteme/Oluşturma/ Değerlendirme
  • Sipariş
  • Teslim Tesellüm
  • Malzeme Girişi

Tüm satın alma süreçlerinde içinde barındırdığı iş akışı yönetimi (workflow management) uygulaması sayesinde işletmelerin ihtiyaçlarına uygun olarak dizayn edilebilecek iş akış tasarımları yapılabilmektedir.

Satın Alma Talep Formu Oluşturma

Bir malzeme veya hizmetin kaç adet, onaylı veya önerilen tedarikçiden mi alınacağı, mevcut ambar miktarı ve tahmini alış fiyat bilgilerinin, malzeme bazında teslim ambarı ve satın alma sorumlularının girildiği, talep ile ilgili teknik doküman, çizim vb. dokümanların eklendiği ve talep sürecinde onay aşamalarından kurgulandığı modüldür.

Bakım modülünü üzerinden de ilgili iş emrinde kullanılmak istenen yedek parça için satın alma talebi başlatabilmektedir.

Satın alma talebi ekranında talepte bulunan bir kullanıcı malzeme bazında talebinin durumu, tekliflerin durumu, sipariş durumu ve malzemenin ambara gelişine kadar olan süreci tek bir ekran üzerinden ayrıntı olarak görmesi sağlanmaktadır.

  • Belge türü tanımlaması ile satın almanın ana başlığı belirlenir. Satın almanın örneğin iç satın alma, dış satın alma, ihaleli satın alma, hizmet alımı ve bunun gibi tanımlamalar yapılabilmektedir.
  • Belge türü tanımlaması ile teklif verebilecek tedarikçinin onaylı tedarikçi olup olmamasına, asgari teklif sayısına, teklif tutarına ve masraf türüne göre “Teklif Kuralları” tanımlamaları yapılabilmektedir.
  • Masraf türleri ile satın almaların hangi türden yapıldığının kontrol, takip ve raporlanması sağlanmaktadır. Örn: Opex, Capex vb. tanımlamalar gibi.
  • Ödeme şekilleri ile işletmenin kullanacağı ödeme şekillerini tanımlanabilmektedir. Örn: Vadeli, peşin, 15 gün vadeli.

Satın Alma Teklif İsteme/Oluşturma/Değerlendirme Formu

Teklif İsteme ve Sipariş İsteme:

İlgili malzeme ve hizmetin için hangi firmalardan tekliflerin isteneceğinin belirlendiği ve termin, teklif tarihlerinin girildiği, isteğe bağlı olarak ilgili tekliflerin son teklif tarihine kadar şirket içinde kimse tarafından görüntülenmesinin engellendiği modüldür.

Teklif isteme ekranında, Talepten Teklif Oluşturma, Talepten Sipariş Oluşturma, Yeni Teklif Oluşturma Talepten Malzeme Girişi Oluşturma seçenekleri ile satın alma sürecinin kullanıcılar tarafından ihtiyaçlarına göre hareket edebilmesi sağlanmaktadır.

Teklif Oluşturma:

Firmalardan gelen tekliflerin ister manuel, istenirse bir şablon kullanılarak teklif verilen miktar, fiyat, marka, model, iskonto oranı, farklı döviz kurları cinsinden tekliflerin bilgilerin girişinin yapıldığı, modüldür.

İstenildiği taktirde teklif verecek firmalar tekliflerini online sistem üzerinden verebilmektedir.

Teklif Değerlendirme:

Firmalardan toplanan tekliflerin ilgili teklif grup numarasına göre malzeme bazında hangi firmadan alınabileceğinin kararını verildiği modüldür. İlgili modül içerisinde en ucuz ve en pahalı teklif veren firmalar farklı renklendirmeler ile gösterilmekte, farklı para birimlerinde verilen teklifler şirketin belirlediği para birimi ne dönüştürülüp değerlendirme yapmayı kolaylaştırmaktadır.

Akış sayesinde süreç tekrar satın alma sorumlusuna geri döndürülüp ilgili Teklif Değerlendirme üzerinde revizyonlar sağlanabilmektedir.

Satın Alma Sipariş Formu

Talebe veya teklife bağlı kalmadan yeni siparişlerin oluşturulabildiği, talepten oluşturulan siparişlerin düzenlendiği, teklif değerlendirmenin neticesinde seçilen firmalara gönderilen siparişin düzenlendiği modüldür. Sipariş üzerinde de ayrıca akışlar dizayn edilebilmektedir. Teklif Değerlendirme sonucu dışında oluşturulan siparişlerin onay mekanizmasından geçmesi sağlanabilir.

Teslim Tesellüm Formu

Siparişi geçilmiş ambara giriş beklenen kayıtların isteği bağlı olarak kalite kontrol sürecinden geçirilip, ambara gelen malzemelerin nitelik ve nicelik olarak uygunluğu verildikten sonra malzemelerin ambara girişini alındığı modüldür.

İrsaliyeli fatura girişi veya Fiş Numarasından ambara girişi sağlanabilmektedir. Teslimat türü, teslim tarihi, teslim eden bilgilerinin girildiği gerek kısmi gerekse tüm teslimatın kabul edildiği modüldür.

Malzeme Giriş Formu

Satın alma ile ambara girişi yapılan kayıtların düzenlenmesinin yapıldığı, İrsaliye bilgisi kaydın Faturası geldiğinde Fatura bilgilerinin girildiği, İlgili girişin iptalinin yapıldığı modüldür.

İstenirse Malzeme Girişi üzerinden İlgili Gider merkezlerine direkt malzeme çıkışı oluşturulabilmektedir.

İhtiyaç olması durumunda işletmenin kullanmakta olduğu ERP sistemindeki ile entegrasyon sağlanarak ilgili verilerin sisteme girişi sağlanabilmektedir.

Tedarik Yönetimi

Tedarik Yönetimi (E-Tedarik)

Tedarik yönetimi nedir, nasıl yapılır?

İşletmelerdeki tüm harcamaların tek bir merkezden yönetilmesini sağlamak, tedarikçilerini ve onlardan gelen bilgi akışının bir bakışta görülüp, en az maliyetle maksimum verim sağlamak amacıyla şirketler tedarikçi yönetimine ihtiyaç duymaktadır.

BOYSWEB satın alma yönetim sistemi ile  müşteri taleplerinizi hızlı biçimde sağlar ve tedarikçi performansını anlık olarak takip edersiniz. Böylece tüm tedarik sürecinizi tek bir merkezden yönetir, otomatize olan tedarik zinciriniz sayesinde karlılığınızı artırırsınız. Satın alma sırasında alınan teklif alternatiflerini karşılaştırıp onaya sunabilir, satın alma şartlarına uygunluk kontrolü özelliği sayesinde onay süreçleri içeren iş akışları oluşturabilirsiniz.

Tedarikçi Değerlendirme Kriterleri

İşletmenizde Bimser Çözüm’e ait QDMS Entegre Yönetim Uygulaması şirketinizde mevcut ise; ambara giriş yapıldıktan sonra anket modülü ile entegrasyon sağlanarak satın alma birimine, talep eden kişiye ve teslim alan kişiye anketler gönderilip Tedarikçi Değerlendirme puanı oluşturulabilmektedir.

Tedarikçi değerlendirme raporunuzda sistemden alınabilmektedir.

Kalite Kontrol Süreci

Kalite Kontrol Süreci

Bimser’in sunduğu çözümün satın alma sürecinin önemli adımlarından biri olan Teslim/Tesellüm aşamasında ambar görevlisi tarafından kabul işlemlerin tamamlanması sonrasında, işletmelerin yapısına uygun olarak dizayn edilecek iş akışı onay mekanizması ile kalite kontrol onay süreci kullanılabilir.