Satın alma yönetimi nedir, nasıl yapılır?
BEAM çözümünün satın alma süreci talep ekranı ile başlayarak malzemenin ambar veya depoya girişine kadar aşağıdaki belirtilen süreçlerinden geçerek akışını tamamlar.
Tüm satın alma süreçlerinde içinde barındırdığı iş akışı yönetimi (workflow management) uygulaması sayesinde işletmelerin ihtiyaçlarına uygun olarak dizayn edilebilecek iş akış tasarımları yapılabilmektedir.
Bir malzeme veya hizmetin kaç adet, onaylı veya önerilen tedarikçiden mi alınacağı, mevcut ambar miktarı ve tahmini alış fiyat bilgilerinin, malzeme bazında teslim ambarı ve satın alma sorumlularının girildiği, talep ile ilgili teknik doküman, çizim vb. dokümanların eklendiği ve talep sürecinde onay aşamalarından kurgulandığı modüldür. Bakım modülünü üzerinden de ilgili iş emrinde kullanılmak istenen yedek parça için satın alma talebi başlatabilmektedir. Satın alma talebi ekranında talepte bulunan bir kullanıcı malzeme bazında talebinin durumu, tekliflerin durumu, sipariş durumu ve malzemenin ambara gelişine kadar olan süreci tek bir ekran üzerinden ayrıntı olarak görmesi sağlanmaktadır.
Belge türü tanımlaması ile satın almanın ana başlığı belirlenir. Satın almanın örneğin iç satın alma, dış satın alma, ihaleli satın alma, hizmet alımı ve bunun gibi tanımlamalar yapılabilmektedir.
Belge türü tanımlaması ile teklif verebilecek tedarikçinin onaylı tedarikçi olup olmamasına, asgari teklif sayısına, teklif tutarına ve masraf türüne göre “Teklif Kuralları” tanımlamaları yapılabilmektedir.
Masraf türleri ile satın almaların hangi türden yapıldığının kontrol, takip ve raporlanması sağlanmaktadır. Örn: Opex, Capex vb. tanımlamalar gibi.
Ödeme şekilleri ile işletmenin kullanacağı ödeme şekillerini tanımlanabilmektedir. Örn: Vadeli, peşin, 15 gün vadeli.
Talebe veya teklife bağlı kalmadan yeni siparişlerin oluşturulabildiği, talepten oluşturulan siparişlerin düzenlendiği, teklif değerlendirmenin neticesinde seçilen firmalara gönderilen siparişin düzenlendiği modüldür. Sipariş üzerinde de ayrıca akışlar dizayn edilebilmektedir. Teklif Değerlendirme sonucu dışında oluşturulan siparişlerin onay mekanizmasından geçmesi sağlanabilir.
Siparişi geçilmiş ambara giriş beklenen kayıtların isteği bağlı olarak kalite kontrol sürecinden geçirilip, ambara gelen malzemelerin nitelik ve nicelik olarak uygunluğu verildikten sonra malzemelerin ambara girişini alındığı modüldür. İrsaliyeli fatura girişi veya Fiş Numarasından ambara girişi sağlanabilmektedir. Teslimat türü, teslim tarihi, teslim eden bilgilerinin girildiği gerek kısmi gerekse tüm teslimatın kabul edildiği modüldür.