Süreçleriniz Değişime Gerçekten Hazır mı?

“Değişime ayak uyduramayan şirketler tarih olacak.” Bu cümleyi ben söylemiyorum. 1300 CEO ile değişimi konuşan, değişimin şiddetini araştıran KPMG kurumu söylüyor.
Aslında tam olarak; “Araştırmaya katılan CEO’ların 2/3’ü, değişime üç yıl içinde ayak uyduramayan şirketlerin tarih olacağına inanıyor.” şeklinde ifade etmiş. Yapılan bu araştırmada ortaya çıkan olguyu şu anda tam olarak yaşamaktayız.

Dünyada, hemen hemen bütün ülkelerde etkisini gösteren pandemi ile iş süreçlerimizin bir anda değiştiğine hep beraber şahit oluyoruz. Kimse bu durumun ne kadar devam edeceğini, etkilerinin ne kadar süreceğini, benzer bir olayın yaşanıp yaşanmayacağını tahmin bile edemiyor.
Pandemi sürecinde yaşananlar malesef bazı kurumlar için yıkımı da beraberinde getirdi. Çünkü bu kurumlar, iş süreçlerindeki bu riski öngörebilme yetkinliğine ve gerekli tepkiyi hızlı bir şekilde verecek alt yapıya sahip değildi. Öngörülemeyen bu risk için gerekli önemler alınmamış, süreçlerini de doğal olarak değişikliğe uyum sağlayacak kadar esnek modellememişlerdi. Belki de bazılarının süreç modelleri bile yoktu.

Ve bu yüzden hazırlıksız yakalandılar. Bundan dolayı yaşanan kayıplara örnek vermek gerekirse;

  • Bazılarının pazar payları azaldı,
  • Kimisi müşterilerini kaybetti,
  • Nakit akışını düzenleyemeyenler yüksek oranla kredi almak zorunda kaldı,
  • Bazı kurumların karlılığı rakiplerinden çok daha fazla eridi,
  • Değişen müşteri/pazar ihtiyaçlarına göre güncellenmeyen ürünlerden dolayı gelirler azaldı,
  • Tedarik zincirinde yaşanan sorunlar teslimatları yavaşlattı.

Makinaların 10 dakika bile durmasına tahammülleri olmayan kurumların bu sürece verdikleri ilk tepkilerden bazıları işçi çıkartmak/ücretsiz izin, üretimi yavaşlatmak/durdurmak ve yatırımları azaltmak/durdurmak oldu.

Ve bu mecburi önlemler kendi ekonomilerinin yanı sıra ülke ekonomisini de derinden sarstı.

Madalyonun bir de diğer yüzünden bakalım.

Bu ve bunun gibi risklere önceden hazırlıklı, çevik (agile) yapıdaki kurumlar daha az etkilendiler çünkü değişikliklere önceden hazırlıklarını yapmış Süreçlerin Dijital Dönüşüm’lerini başlatmışlardı. Burada sahip oldukları avantajlardan bazıları süreçlerinin genelini değerlendirip neleri değiştirmeleri gerektiğine hızla karar vermeleri, risk ile karşılaşmadan önce gerekli önlemleri alabilmeleri oldu.

Bunu başarabilmek için temelde neler yaptıklarına bakarsak; 

  1. Süreç modellemelerini ortak bir dil ile belirli bir standart oluşturarak, tüm birimlerin ortak çalışmaları ile gerçekleştirdiler.

Çalışma şekilleri değişse bile kuralları önceden koyulmuş olan iş akışları sayesinde kurumun kurallarına göre süreçler devam etti. Departmanlar arası ilişkiler tanımlandığından dolayı gri noktalar da ortadan kaldırıldı.

  1. Süreç risk haritalarını çıkarttılar.

Süreçlerde yaşanan ve/veya yaşanması muhtemel riskleri analiz ettiler. Kontrol planlarını hazırladılar, önlemlerini aldılar. Pandemi sürecinde ortaya çıkan risklerin ilişkili olan tüm süreçlerini hatta tüm aktivitelerini hızlıca tespit edebilme avantajını kazandılar.

  1. Riskler ışığında esnek süreçler modellediler.

Yaşanacak değişimlere karşı süreçlerini hızlıca bu değişime uyum sağlamasını sağlayacak hantal olmayan, esnek süreçler tasarlandı. Değişimden etkilenen süreçleri ve aktiviteleri raporlayarak tespit ettiler, mevcut durumdan olması gerekene hızlı bir geçiş sağlandı.

  1. Süreç-Kontrol noktalarını belirlediler.

Kontrol noktalarını tanımlayarak süreçlerin risklerden etkilenmeden/daha az etkilenerek devamlılığını sağladılar.

  1. Modern süreç yönetimini sağladılar.

Tüm paydaşların süreçlere ulaşımını kolaylaştırdılar. İstedikleri zaman, istedikleri ortamlarda güncel modellere ulaştılar. Süreçlerini gözden geçirerek sürekli iyileştirme faaliyetlerini gerçekleştirdiler.

  1. Performans göstergeleri ile süreçlerin etkinliklerini ölçtüler.

Süreçler ve faaliyetler için performans göstergeleri oluşturuldu. Bu performans göstergelerine kurum hedefleri verildi ve elde edilen veriler ile kurum hedeflerinin uyumunu ölçtüler. Hedeflere ulaşamayan süreçler için iyileştirme faaliyetlerini gerçekleştirdiler.

Referanslar: KPMG, 2017, Değişim, şimdi!