Bir Banka QDMS / Ensemble Projesi
Yaklaşık 25 yıl önce kurulan ve Türkiye’de ilk kurulmuş olan gayrimenkul yatırım ortaklığıdır. Yapı itibariyle orta ölçekli finansman olarak büyük ölçekli bir kuruluştur. Orta ölçekli ve az sayıda çalışan olması nedeniyle süreçlerini sistemsel değil manuel yürütmekteydiler. Süreçlerinde de iyileştirmeye ihtiyaçları da vardı.
Doküman yapılarına uygun klasör yapısı oluşturuldu ve doküman tipine göre de yetkilendirmeler yapıldı. Bütün dokümanların sisteme aktarılması sağlandı. İstenilen yetkilendirmeler ve onay süreci sağlandı. Gerekli işlem kaynakları tanımlandı. İstenilen onay akışı belirlendi. E-Posta ayarları yapıldı. Raporlar ihtiyaca göre düzenlendi. Aksiyon modülü için gerekli alt yapı oluşturuldu. Kurum içi birçok süreçlerde kullanılmasının yanında özellikle stratejik riskler ile ilgili alınması gereken aksiyonların yürütülmesi için de gerekli alt yapı oluşturuldu. İstenilen onay akışı belirlendi. Raporlar ihtiyaca göre düzenlendi.
İşlem kaynakları, uygunsuzluk kategorileri ve kök nedenler tanımlandı. E-posta ayarları yapıldı. Gecikme mailleri için düzenlemeler sağlandı. Risklere bağlı DF açılabilmesi sağlandı. Denetimlerin ismi tetkik olarak değiştirildi. Denetim kapatma onay akışı tanımlandı. Denetim sorularının toplu aktarılması için destek verildi. Denetimlerin ve denetçilerin tanımlanması sağlandı. Gerekli e posta ayarları oluşturuldu. DF ve aksiyon modülü ile ilişkilendirilerek denetim üzerinden uygunsuzluk tanımlanabilmesi veya aksiyon planlanabilmesi sağlandı. Gerekli uyarlamalar mail ayarları ve akışlar yapıldı. Firmanın ihtiyacına uygun verileri elde edebilmesi için rapor formatları oluşturulup sisteme yüklendi. Eski riskleri sisteme yükleme yöntemi gösterildi. Canlı kullanıma hazır hale getirildi.
QDMS ve ENSEMBLE implementasyon süreçleri ile kurum kendi süreçlerini gözden geçirerek iyileştirme imkanı buldu. Manuel yürütülmeye çalışılan süreçler artık sistemsel hale getirildi. Özellikle ileriye dönük büyüme sürecinin temellerinin atılması sağlandı. En büyük kazanım ise QDMS ile birçok fonksiyonel olmayan, ayrı ayrı yürütülmeye çalışılan adımlar daha pratik ve daha kolay yönetilebilir hale geldi.
