Bir Yer Hizmetleri Şirketi QDMS Projesi
Ülkemizde sadece 4 adet bulunan ve en büyük paya sahip olan, 145 hava yolu firmasına hizmet veren uluslararası yer hizmeti kuruluştur. Yaklaşık 14000 çalışanı bulunmaktadır. Havacılık sektörü olması hasebiyle uluslararası sıkı denetimlere tabi olmaktalar. Denetimlerini manuel yürütmekteydiler.
Doküman yönetimi için kullanılan bir uygulamaları vardı. Özellikle kurum için en önemli husus olan müşteri memnuniyeti için şikayetlerin yürütülmesi ve değerlendirme anketlerinin yapılması belirli periyotlarla ama mail üzerinden yapılmaktaydı. Mail üzerinden veya manuel yürütülen süreçlerin istenilen verilerini elde etmek, raporlamak çok zor; geçmişe ait veriler ise çok sağlıklı değildi.
QDMS sayesinde doküman yönetimi daha verimli hale getirildi ve dokümanlar klasör yapılarıyla sisteme aktarıldı. Aksiyon planlama ve düzeltici faaliyetler standartlaştırıldı, görevler aksiyon modülü üzerinden kolayca gönderildi ve raporlama özellikleriyle takip edildi. Müşteri şikayetleri sistematik olarak değerlendirilip dijital ortamda kaydedildi ve raporlandı. Denetimlerin planlaması ve raporlaması düzenlendi.
Eğitimlerin takibi, kontrolü ve raporlaması sisteme entegre edildi. Cihaz yönetimi ve envanter güncel tutuldu, anket işlemleri etkin bir şekilde yönetildi. Mobil QDMS ile kurum içi iletişim kolaylaştırıldı. Emniyet risk değerlendirme, olay bildirim ve işbaşı periyodik muayene gibi süreçler sisteme dahil edildi ve verimlilik arttı. Şirket, QDMS ile daha sistematik ve etkin bir iş akışı elde ederek kurumsal hafıza oluşturdu.
Firması hem yurt içi hem yurt dışı hava yolu şirketlerine hizmet veriyor olması sebebiyle birinci öncelikleri müşteri memnuniyetinin sağlanması hususudur. Maillerle yürütülmeye çalışılan bu sürecin yerini artık QDMS DMS modülü aldı ve gerekli web servislerin oluşturulması ile yöneticilerin sistem üzerinden kolaylıkla işlemlerini yapabilmeleri sağlandı. Sistem otomatik görev düşürüyor maillerle bilgilendirme yapıyor, ilgili müşterilere otomatik geri dönüş yapılabiliyor olması memnun edici bir durum oldu.
Aynı zamanda müşterilerine de değerlendirme anketleri gönderebiliyor olacaklar. Doküman modülü için kullanılan ancak güçlü bir alt yapıya sahip olmayan platformdan kurtularak QDMS’in doküman yönetimi modülüne geçiş yapıldı. Bütün dokümanlar da sisteme aktarıldı. Artık onay süreçleri, revizyon geçmişi istenilen her türlü raporlamalar sistem üzerinden kolaylıkla yapılabilecek. Ayrıca mobil uygulama ile maillerle yürüttükleri daha doğrusu yürütmeye çalıştıkları personel bildirimlerini doküman yönetimi modülü üzerinden kolaylıkla yapabilir hale geldiler ve mobil ile de kolaylıkla çalışanların okuyabilmelerini sağladılar.
. Denetim modülü için hedeflenen artık telefonlarla veya tabletlerle yapılmasını sağlamak. En büyük kazanım ise firmada dijital dönüşüm QDMS ile başlamıştır. Uluslararası hizmet veren Türkiye’nin en büyük yer hizmetleri kuruluşu olmasına rağmen her havalimanında süreçler ve yöntemler farklı işlerken artık QDMS ile ortak bir yapı oluşturulmuş oldu. Kurumsal kimliğin güçlenmesi sağlandı. QDMS ile birçok fonksiyonel olmayan ve ayrı ayrı yürütülmeye çalışılan adımlar daha pratik ve daha yönetilebilir hale geldi.
