Bir Araştırma Şirketi Ensemble Projesi
Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı bir araştırma kurumudur. Süreç bazlı yaklaşımın ön planda olduğu firmada, süreçlerin görsel olarak modellenebilmesi ve bağlı doküman ve risklerinin belirlenmesi önem arz etmekteydi. Bu doğrultuda Süreç çizimleri ve yönetimi, güncel dokümanların takibi, süreçlerle ilişkilendirilmesi ve bilgilendirmesi, Kurumsal risklerin süreçlerle ilişkili olacak ve gerekli önlemlerin anında girilmesini sağlayacak şekilde oluşturulabilmesi, hatırlatmalarının yapılması ve bu bilgilerin raporlanması konularında bir çözüm arayışı içindeydiler.
Firma bünyesinde bulunan tüm süreçlerin çizimlerinin Ensemble programında yapılması, dokümanlarla, risklerle ve göstergelerle ilişkilendirilmesi sağlandı. Performans Değerlendirmeleri Balanced Score Card modülüyle karnelerin de dahil edilmesi yöntemiyle çözüldü. Firmanın performans değerlendirmesi için kullandığı formüller ve puanlamalar oluşturuldu. Göstergelere veri girişlerinin departman bazında oluşturulan ölçüm yerleri bazında yapılması sağlandı. Performans değerlendirme sonuçlarının firma ve departman bazında karnelere yansıtılarak tek ekranda firma ve departmanın güncel durumunu ve geçmiş dönem durumlarının görüntülenmesi sağlandı
QDMS’te Departman ve Doküman Tipi bazında oluşturulan klasör ağacı sayesinde ve yine buna yönelik yetkilendirmeler ile birlikte sadece ilgili dokümanların, ilgili sorumlular tarafından güncellenmesi sağlandı ve yetkisiz çıktı alınmasının önüne geçildi. Firmanın Risk Değerlendirme Formu incelendi ve QDMS’te form aynı şekilde tasarlandı. Süreç bazında risk değerlendirmesi yapılması sağlandı. Yetkilendirmeler, Risklerin tüm kullanıcılar tarafından görüntülenmesi ancak Risk bildirimlerinin belirlenen Risk Değerlendirme Ekibi tarafından yapılması şeklinde uyarlandı. Önlemler belirlenebilecek şekilde uyarlama yapıldı.
Raporlar firma risk değerlendirme tablosunda istenen bilgiler doğrultusunda hazırlandı. Firma içi anketlerin QDMS Anket modülünde oluşturulan sorularla beraber katılımcılara yayınlanarak doldurtulması sağlandı. Dış anketlerle müşteri ve tedarikçilere anket yayınlanması sağlandı. Aksiyon planları bazında görevlerin aksiyon modülü üzerinden gönderilmesi sağlandı. Riskler ve gösterge veri girişleri sonucunda belirlenen aksiyonların, modüllerdeki kayıtlar bazında oluşan aksiyon planlarında yönetilmesi sağlandı.
En büyük kazanım olarak hard veya soft copy olarak tutulan dokümanların QDMS içerisinde revizyon geçmişleri ile birlikte saklanması ve görüntülenebilmesi sağlanmıştır. Operasyonel risklerin Ensemble Süreç Yönetimi modülü ile bağlantılı şekilde oluşturulmuştur. Tüm süreç bağlantıların QDMS ve Ensemble’da eş zamanlı olarak kurulmuştur. Firma, Ensemble programında süreçleri çizimlerle ve dokümanlarla ilişkilendirerek verimlilik sağladı.
. Performans değerlendirme ve riskler Balanced Score Card ve Risk Değerlendirme modülleriyle yönetildi. Klasör ağacı ve yetkilendirmeler sayesinde ilgili dokümanlara sadece sorumlular tarafından güncelleme izni verildi. Süreç bazında risk değerlendirmesi yapıldı ve raporlar istenen bilgilere göre hazırlandı. Anketler hem firma içinde hem de müşteri/tedarikçilere yönelik olarak QDMS Anket modülünde kolayca oluşturuldu. Aksiyon modülü ile görevlerin yönetimi sağlandı.
