Bir Elektrik Şirketi BEAM Projesi
Enerji sektöründe faaliyet gösteren müşterimiz, yeni kurulan bir işletme olduğu için Bakım süreçlerinin tamamı kâğıt ve excel üzerinden takip edilmeye çalışılıyordu. Stok yönetimleri yoktu. İşletmenin istediği malzeme direk alınıyordu. Bakım ve satın alma anlamında rapor alınabilecek bir kaynakları yoktu. Özellikle çalışma izin (Permit to Work) süreçlerini dijital ortama taşınmasını istiyorlardı. Kağıtla yönetmek istemiyorlardı. Satın alma sistemleri yine excel üzerinden ilerliyordu. Herhangi bir kayıt olamadığı için raporlama yapılamıyordu.
Elektrik Bakım Müdürü önderliğinde proje ekibini oluşturduk. İlgili kişileri görevlendirerek sahadaki varlık listelerini oluşturduk. Varlıklarda çıkabilecek arıza tanımlarını ve bu arızaların sebeplerini içeren arıza nedenlerini oluşturduk.
Arıza bakım devreye alındıktan sonra periyodik bakımlar oluşturuldu. Akabinde Yeni gelen Ambar Müdürü önderliğinde Sayımlar yapılarak Malzeme listesi çıkarıldı. Max. min. miktarlar belirlenip, malzeme İhtiyaç planlaması raporu düzenlendi. Çalışma izni için firmanın ihtiyacı doğrultusunda Çalışma izni modülü geliştirildi. Akış konarak onay mekanizmaları oluşturuldu. 2. faz olarak Satın alma modülü çalışmalarına başlandı. Satın alma süreçlerindeki Satın alma talep, teklif, sipariş, teslim tesellüm akışları düzenlenip uygulamaya aktarıldı. Alvima ile entegrasyon yapıldı.
Bakım ve Çalışma izni süreçlerinin devreye alma çalışmaları yaklaşık 9 ay sürdü. Ardından satın alma modülünün devreye alınması 3 ay sürdü.
Arıza, bakım ve çalışma izni süreçleri dijital bir ortama geçti. Raporlanabilir ve takip edilebilir oldu. Kronik arızalar tespit edilip önleyici faaliyetlerle duruş sayıları ve süreleri azaldı.
Tüm satın alma süreçleri uygulamadan yönetilebilir oldu. Muhasebenin kullandığı Alvima uygulamasıyla Fatura Entegrasyonu yapılarak Satın alma ve muhasebenin bütünlüğü sağlandı. Bu konuda da raporlama ve analiz yapma imkanları oldu. Malzeme ihtiyaç planlaması raporuyla ihtiyacı karşılayacak şekilde stokta minimum malzeme tutarak malzeme maliyetleri kısıldı ve istenen her malzemenin mutlaka depoda olması sağlanarak plansız (Malzeme eksikliğinden kaynaklı) duruşların önüne geçildi.
