Bir Holding BEAM Projesi
Holding olarak önde gelen firmaları bünyesinde barındıran müşterimiz, Türkiye’deki toplam 600 mağazasından gelen talepleri ve bu talepleri istinaden sahada görev alan 46 farklı firmadan oluşan taşeronları yönetmekte oldukça zorlanıyorlardı. Teknik birime günde ortalama 500 mail geliyor ve bunların takibini yapamıyorlardı. Mağazalarda kapsam dışı yapılacak işlerde taşeronlardan gelen tekliflerin tarihçesi ve raporlaması olmadığından her teklifi araştırma yapamadan onaylamak zorunda kalıyorlardı. Demirbaş takibi yoktu. Kronik arıza veren ekipmanları ayırt edemiyor, maliyet çalışması yapamıyorlardı. Taşeronlardan gelen hak edişleri kontrol edemeyerek direkt onaylamak zorunda kalıyorlardı.
İlk olarak tüm mağazalardaki varlıkların listesini çıkardık. Ardından bu varlıkların mağaza tarafından gelen arıza tanımlarını oluşturduk. Bu arızaların teknisyen tarafından gidildiğinde görülen sebeplerini oluşturduk. Stok ve malzeme tarafında her bir taşeronun arızada ve bakımda kullanılabileceği malzemelerin listelerini sadece kendilerinin görebilmelerini sağlayacak şekilde kendi ambarlarını oluşturarak listeledik.
Taşeronların servis ücretlerini tanımladık. Arıza, bakım ve teklif süreçlerindeki tüm adımları mail ile bilgilendirme altyapısını oluşturduk. Tüm mağazaların kullanabilmesini sağlamak amacıyla eğitim video ve dokümanlarını hazırladık.46 Farklı firmadan oluşan taşeronlara canlı eğitimler verdik . Bütün varlıkları kare barkod ile barkodladık. Taşeronların kullandığı farklı uygulamalarla İş emri Entegrasyonları gerçekleştirdik. Ayrıca kalite biriminin kullandığı İSG uygulamasıyla entegrasyonlar gerçekleştirdik.
Sonuç ve Kazanımlar: Tüm mağazalardan gelen bildirimler Genel Merkez tarafından yönetilebiliyor ve raporlanabiliyor oldu. Gelen bildirimleri taşeronlara yönlendirebiliyor ve taşeron iş takibi yapılabiliyor oldu. Taşeron hak edişleri çapraz raporlamayla teyit edilebilir oldu. Mail ve mobil uygulama bildirimleriyle süreçlerin anlık takibi yapılıyor oldu. Taşeronların genel merkezle aralarında geçen teklif süreci dijitalleşti ve kayıt altına alındı. Mağazanın bulunduğu avmdeki çalışma izinleri uygulamaya taşındı ve kayıt altına alındı. Barkodlar sayesinde, mobil uygulama üzerinden demirbaş takibi ve iş bildirimleri kolaylaştı. Dashbordlar sayesinde üst yöneticiler tek bir ekrandan istedikleri bilgilere erişebilir oldular.
