Bir Spor Tesisi BEAM Projesi
Müşterimizin farklı lokasyonlardaki spor komplekslerindeki demirbaşların takibi yapılamıyordu. Zaman zaman excel üzerinden kayıt altına alınıyordu. O da güncel bilgileri barındırmıyordu. Bu komplekslerdeki arıza ve bakım faaliyetleri tamamıyla taşeron hizmeti alınarak sağlanıyordu. Stok yönetimleri yoktu yine taşeron tarafından bu hizmet veriliyordu. Taşerondan alınan faaliyetlerin bir analizi olmadığı için; acaba kendi personellerimizle bu faaliyetleri yapabilir miyiz sorusu yanıtsız kalıyordu. Periyodik bakım takvimi defterde tutuluyor ve oldukça verimsiz bir durum söz konusuydu.
Bu proje diğer projelerden farklı dinamikler taşımakta. Bütünlüğü sağlamak önemlidir. Çünkü bir yerleşkesi olan bir fabrika gibi değil birden fazla yerleşkesi olan ve birbirleriyle mesafesi uzun olan tesisler vardı. Her bir tesis ortak olan uygulamayı kullanılacaktı. Koordineli bir çalışma gerekiyordu. Projenin sorumluluğunu alan bir ekip oluşturduk. Proje ekibinde Spor Kompleksleri Teknik Müdürü Projenin Yöneticisi, iki Proje Mühendisi de iş birimi olarak çalıştı ve süreci bu kişilerle yönettik.
Öncelikle pilot bölgede spor kompleksindeki Varlıklarının listesini çıkarıp akıllı kodlamayla sisteme tanıttık. Akabinde tüm tesislere bu listeyi gönderip, örnek alarak kendi varlık listelerini oluşturmalarını istedik. Varlıkların sahadan gelebilecek arıza tanımlarını oluşturup. Tüm tesislere gönderip kontrol etmelerini söyleyip, eklemeleri varsa yapmalarını istedik. Bu sayede tüm tesislerdeki bütünlüğü sağlamış olduk. Tesislerdeki talep kullanıcılarını, bakım ekibindeki teknisyenleri ve taşeronları sisteme tanıtıp Arıza Bakımı devreye aldık. Sahada arıza bakım kullanılırken Proje ekibiyle Periyodik yapılan tüm işler için periyodik bakımları oluşturduk.
Saha kullanıcılarının arıza ve iş isteklerini daha rahat açabilmeleri için Tüm varlıkları barkodlayıp sadece ilgili varlığın çıkarabileceği arızaların görünmesini sağlayıp kullanımı basitleştirdik. Teknisyenlerin de sahada arıza nedenlerini rahat bulabilmeleri için tesislerden gelen arıza tanımlarının tek tek arıza nedenlerini çıkarıp birbirine bağladık. Mobil uygulamayı devreye alıp Teknisyenlerin arıza bildirimlerini hızlıca görüp aksiyon alıp bu aksiyonda yaptıkları işleri (kullandıkları malzeme dahil) girerek mobil uygulamadan direk sahadan iş emirlerini kapatmalarını sağladık.
Yapılan tüm işlerin raporlanabilmesi sağlandı. Varlıkların kronik arızaları belirlendi. Arıza analizleri yapılabilir oldu. Taşeronların yaptıkları tüm çalışmalar ve performansları raporlandı. Yıllık periyodik bakımları dijital bir ortamda takip edilebilir oldu. En önemli kazanç şu oldu; firma bu analizlerden sonra tüm arıza ve bakım faaliyetlerini kendi personellerinin yapabileceğini gördü ve taşeron hizmetini kesti. Taşeron hizmetine ayrılan bütçe yaklaşık yıllık 6 Milyon TL arasındaydı. BEAM kullanılarak bu tutarın firmada kalması sağlandı.
