Bir Tekstil Şirketi QDMS Projesi
1988 yılında Fransa’da kurulmuş bir firmadır. 55.000 civarı çalışanı ile 47 ülkeye hizmet vermektedir. Dünya genelinde 1047 mağazası yer almaktadır. QDMS öncesinde kurum içi kullanılan sadece doküman adına ve klasörlere göre arama yapılabilen, alt yapısı güçlü olmayan doküman yönetim platformuna sahiptiler. Riskler ile süreçlerin ilişkilendirilmesi, denetimler veya riskler için aksiyonların alınması, uygunsuzlukların tanımlanması yürütülmesi manuel yapılmaktaydı. Kurum içi kalite süreçlerinin yürütülebilmesi için kullanılan mobil bir uygulamaları bulunmamaktaydı.
Kurum, klasör ağaç yapısı oluşturarak dokümanları QDMS’e aktardı, kodlama yapıları düzenlendi ve kodu olmayan dokümanlar belirlendi. Aksiyon planlama için gerekli kaynaklar ve tipler tanımlandı, denetim ve süreç risk değerlendirme için alt yapı oluşturuldu. Düzeltici faaliyetler için uygunsuzluk kategorileri ve kök nedenler belirlendi, e-posta ayarları ve rapor formatları düzenlendi.
Denetim planlamada iç denetimler tanımlandı, sorular sisteme aktarıldı ve aksiyon/DF modülleri ile ilişkilendirildi. Süreç risk değerlendirmede Excel formları sisteme yüklendi ve süreçler ile ilişkilendirildi. Modül, aksiyon ve DF açma için gerekli alt yapıyı sağladı ve onay akışı, e-posta ayarları ve rapor şablonları hazırlandı. QDMS Mobil uygulamasıyla sahadan rahatlıkla kontrol imkanı sağlandı.
Dünyanın birçok ülkesinde hizmet veren, teknolojiye ve sürekli gelişime açık bir yapıya sahip. Ürünlerimiz öncesinde de hali hazırda kullandıkları bir sistemleri mevcuttu. Ancak kullandıkları sistemlerin birbirleri ile entegrasyonu birçok uygulamada yoktu ve güçlü bir alt yapıya sahip değildi. QDMS ve Ensemble ürünlerimizin entegre olması, güçlü alt yapıya sahip olmaları ve mobil uygulama ile birçok işlemin kolaylıkla yapılabilir olması, kurum için çok büyük bir artı oldu. Aynı zamanda kurumsal hafızayı güçlü tutulmasını ve detaylı veri analizi ve raporlamaların yapılabilmesini sağlayabilmemiz de ürünlerimizin en önemli katma değerlerinden biri.
Tüm entegrasyonlar, testler ve eğitimler yaBazı süreçleri manuel bazı süreçleri de hali hazırda kullandıkları sistemlerle yürütüyorlardı. Sistemsel değişime gidilmesi ilk süreçte yöneticiler tarafından çok gerekli görülmüyordu. Ancak implementasyon sürecinde modüllerin beklentilerinin üzerinde özelliklere sahip olması ve birbirleri ile entegre olması fikirlerini değiştirdi. Özellikle mobil uygulama ile de işlemlerini kolaylıkla yapabileceklerini görmeleri, ilerleyen süreçte ürünlerimize sahip çıkmalarını ve canlıya geçiş sürecimizin de hızlanmasına vesile oldu. klaşık 4 ayda tamamlanarak proje devreye alındı.
