Bir Üretim Şirketi QDMS Projesi
Tekstil, ayakkabı, kırtasiye, oyuncak ve deri ürünlerinin ihracat ve ithalatına imkan sağlamaktadır. Sektörün gereksinim duyduğu uluslararası standartları gözeterek hizmet kalitesi gelişimine katkı sağlamayı sürdürmek ve geliştirmek adına kalite yönetim sistemleri kapsamında ihtiyaçlarını karşılayabilecekleri bir toola ihtiyaç duymuşlardır. Güncel dokümanların takibi ve bilgilendirmesinin sağlanması, iş planlarının oluşturulabilmesi ve takvimlendirilebilmesinin sağlanması, süreç risklerinin excel ortamında yönetilmesi, şikayetlerin ve uygunsuzlukların yönetiminin sağlanması, yıllık eğitim planlarının bir uygulama üzerinden planlanmaması ve yönetilmemesi en büyük sorunlarından biriydi ve bu durum birimler arası karmaşaya yol açıyordu.
QDMS’te yer alan doküman modülü ile entegre bir şekilde tüm yönetim sistemlerini içeren departman bazlı klasörleme ve doküman takibi çalışmaları yapılmıştır. Aksiyon yönetimi modülü için altyapı oluşturulup aksiyon yönetimi bazında yetkilendirme yapılmıştır. Böylece aksiyon yönetimi bazında yetkilendirme işlemi sayesinde kimlerin hangi işlemi yapabileceği ya da yapamayacağı belirlenmiş oldu. Düzeltici Faaliyetler için alt yapı oluşturulup, işlem kaynakları tanımlanmış olup, uygunsuzluk kataloğu sistemde tanımlanmış, neden-neden analizi metodolojisi kurgusu yapılmıştır.
Eğitim Planlama modülünde firmada verilen ya da verilme potansiyeli olan tüm eğitim tanımları kategorize edilmiştir. Kimlerin hangi işlemleri yapması ya da yapmaması gerektiği durum ile ilgili yetkilendirme işlemi yapılmıştır. Firmanın Süreç Risk Değerlendirme Formu incelendi ve QDMS’te form aynı şekilde tasarlandı. Tüm kullanıcıların risk bildirebilmesi sağlandı. Bildirilen riskler tüm önlemleri tamamlandıktan sonra sistemde kayıtlı risk olarak tutulması sağlandı. Raporlar firma risk değerlendirme tablosunda istenen bilgiler doğrultusunda hazırlandı.
Doküman yönetimi daha erişilebilir ve kullanıcı dostu bir platforma taşındı. Düzeltici faaliyetler ve aksiyonlar dijital ortamda onay süreçleriyle yönetiliyor. Günlük ve diğer görevler aksiyon modülünde takip ediliyor. Eğitim kayıtları yıllık planlarla organize ediliyor ve katılımcılara, eğitmenlere bilgilendirme ve görevlendirme gönderiliyor. Süreç risk değerlendirmeleri dijital onay süreçleriyle uygulanıyor. QDMS doküman modülü ile entegre çalışmalar yapılarak yönetim sistemlerini içeren departman bazlı klasörleme ve takip sağlandı. Aksiyon yönetimi ve düzeltici faaliyetler için altyapı oluşturuldu ve yetkilendirmeler yapıldı. Eğitim planlamaları ve süreç risk değerlendirmesi için kategorizasyon yapıldı. Raporlar istenen bilgilere uygun olarak düzenlendi. Tüm kullanıcılar tarafından risk bildirimleri yapılabiliyor ve kayıtlar tutuluyor.
